Stand 30.06.2025
Krankenhäuser – Effizienter Umgang mit Aufklärungen und Dokumentationspflichten #
Situation: In einem Krankenhaus werden täglich hunderte Dokumente benötigt: Aufklärungsbögen, Datenschutzinformationen, Therapievereinbarungen, Einverständniserklärungen, interne Freigaben und Arbeitsverträge. Diese werden teils handschriftlich ausgefüllt, eingescannt und archiviert – ein hoher Zeit- und Personalaufwand, verbunden mit Medienbrüchen und potenziellen Sicherheitslücken.
Schmerz:
- Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und kostenintensiv.
- Unterschriften müssen persönlich eingeholt werden, oft unter Zeitdruck.
- Dokumente sind schwer auffindbar oder unvollständig archiviert.
Lösung mit Attrian:
- Digitale Formulare, die direkt am Tablet oder im Patientenportal ausgefüllt und unterschrieben werden können.
- Integration von qualifizierten Signaturen zur rechtssicheren Patientenaufklärung (eIDAS-konform).
- Automatisierte Workflows über das Modul „Prozesse“, z. B. für Aufnahme, OP-Freigaben oder Studienbeteiligung. – coming soon
- Rollenbasiertes Rechtemanagement (RBAC) über Organisationseinheiten hinweg.
- Integration mit klinischen Systemen über API-Schnittstellen.
- Nutzung des TI-Messengers für DSGVO-konforme Kommunikation mit Partnern.
In Krankenhäusern entstehen täglich immense Mengen an Dokumenten: Aufklärungsbögen, Einverständniserklärungen, Datenschutzinformationen, Therapievereinbarungen, interne Freigaben, Personalunterlagen oder Verträge – viele davon sind mit rechtlichen Anforderungen verbunden. Der klassische Umgang mit diesen Dokumenten ist oft manuell und papierbasiert. Formulare werden ausgedruckt, von Hand ausgefüllt, persönlich unterschrieben, eingescannt und anschließend archiviert. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch zahlreiche Risiken: Medienbrüche, manuelle Übertragungsfehler, unklare Versionierungen und schwer auffindbare Dokumente im Ernstfall.
Genau hier setzt Attrian an – mit einem digitalen, sicheren und rechtskonformen Ansatz. Unsere Plattform ermöglicht es Krankenhäusern, sämtliche Aufklärungs- und Dokumentationsprozesse effizient, medienbruchfrei und strukturiert abzubilden.
Mit Attrian können Dokumente vollständig digital verarbeitet werden – von der Erstellung über die Signatur bis hin zur Archivierung. Aufklärungsformulare, Einverständniserklärungen und Datenschutzinformationen lassen sich direkt über ein Tablet oder im Patientenportal digital ausfüllen und unterschreiben. Die Nutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet, sodass Patient:innen auch ohne technisches Vorwissen einfach durch den Prozess geführt werden.
Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der rechtlichen Sicherheit: Attrian unterstützt alle drei Signaturstufen nach eIDAS, einschließlich der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Damit sind digitale Unterschriften nicht nur schnell, sondern auch vollständig rechtsverbindlich – vergleichbar mit der handschriftlichen Signatur. Gerade bei medizinischen Aufklärungen ist das ein entscheidender Faktor für die Compliance.
Über das Modul „Prozesse“ (aktuell in der Vorbereitung) lassen sich wiederkehrende Abläufe wie die Patientenaufnahme, OP-Freigaben oder Studienbeteiligungen vollständig automatisieren. So kann beispielsweise definiert werden, welche Formulare zu welchem Zeitpunkt im Behandlungsverlauf digital ausgefüllt, signiert und archiviert werden müssen – inklusive Fristen, Erinnerungen und Zuständigkeiten. Auch interne Prozesse wie Dienstreiseanträge oder ärztliche Freigaben lassen sich auf diese Weise effizient abbilden.
Dank des rollenbasierten Rechtemanagements (RBAC) können unterschiedliche Organisationseinheiten – etwa Verwaltung, Pflege, ärztlicher Dienst oder externe Partner – exakt festlegen, welche Dokumente sie sehen, bearbeiten oder freigeben dürfen. Das erhöht die Datensicherheit und reduziert gleichzeitig Rückfragen und Abstimmungsaufwände.
Zudem kann Attrian nahtlos mit bestehenden klinischen Informationssystemen (KIS), Archivlösungen oder Drittanwendungen über standardisierte API-Schnittstellen integriert werden. So fügt sich die Plattform in bestehende IT-Landschaften ein, ohne redundante Workflows zu erzeugen.
Auch die Kommunikation mit externen Partnern, etwa bei Überweisungen, Laborfreigaben oder Studienkoordination, kann direkt über den TI-Messenger erfolgen – vollständig datenschutzkonform nach DSGVO und unter Einhaltung der Telematikinfrastruktur-Anforderungen.
Zusammengefasst bietet Attrian eine skalierbare, sichere und praxisnahe Lösung, um dem steigenden Dokumentationsaufwand im Krankenhausalltag zu begegnen – mit messbarer Zeitersparnis, klaren rechtlichen Rahmenbedingungen und einer verbesserten Patient:innen-Experience.
Was Attrian konkret leistet: #
1. Digitale Formulare & Signaturen – ohne Papier, ohne Scanner
Mit Attrian können alle patient:innenbezogenen und internen Formulare digital erstellt, ausgefüllt und signiert werden. Direkt am Tablet, im Patientenportal oder über einen Link. Der gesamte Prozess läuft digital, nachvollziehbar und in Echtzeit – auch mehrsprachig. Aufklärungsbögen, Einverständniserklärungen oder interne Genehmigungen werden automatisch der richtigen Person zugewiesen, die jeweilige Signaturstufe (EES, FES, QES) wird je nach rechtlicher Anforderung hinterlegt.
2. Rechtssicherheit durch eIDAS-konforme Signaturen
Attrian erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung der EU – einschließlich der qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Damit können Krankenhäuser sicherstellen, dass alle digitalen Einwilligungen, Aufklärungen oder Verträge juristisch belastbar sind – unabhängig davon, ob sie durch Patient:innen, Angehörige, Ärzt:innen oder Verwaltungsmitarbeitende unterschrieben wurden.
3. Automatisierte Abläufe mit dem Modul „Prozesse“ (coming soon)
Komplexe Abläufe wie die Patientenaufnahme, OP-Freigaben, Studienbeteiligungen oder Vertragsfreigaben können über Attrian vollständig digital und workflowbasiert abgebildet werden. Workflows sind konfigurierbar: Dokumente werden automatisch generiert, verteilt, zur Unterschrift versendet und archiviert. Erinnerungen und Fristen helfen dabei, nichts zu übersehen.
4. Nahtlose Integration in bestehende Systeme
Attrian lässt sich über standardisierte API-Schnittstellen direkt in klinische Informationssysteme (KIS), Archivlösungen oder interne Datenbanken integrieren. So entstehen keine doppelten Datenhaltungen oder neuen Insel-Lösungen. Das System passt sich an bestehende Prozesse an – nicht umgekehrt.
5. Zentrale Verwaltung durch Rollen- und Rechtemanagement
Durch rollenbasiertes Rechtemanagement (RBAC) können Krankenhäuser steuern, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben darf – über Fachabteilungen, Berufsgruppen oder ganze Einrichtungen hinweg. Auch temporäre Zugriffe für externe Partner wie Labore, Studienzentren oder Berater:innen lassen sich kontrolliert einrichten.
6. Datenschutz & Kommunikation auf höchstem Niveau
Attrian erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und nutzt ausschließlich Rechenzentren in der EU (zertifiziert nach ISO 27001). Für die sichere Kommunikation mit externen Partnern oder Angehörigen kann der TI-Messenger integriert werden – direkt aus der Plattform heraus.
Die Vorteile für Krankenhäuser auf einen Blick #
- Zeitersparnis: Bis zu 70 % weniger administrativer Aufwand bei Unterschriftenprozessen.
- Compliance: Nachvollziehbare, rechtskonforme Dokumentation gemäß eIDAS & DSGVO.
- Patient:innenzentrierung: Einfache, verständliche Formulare – mobil oder stationär.
- Fehlervermeidung: Automatisierte Workflows und Erinnerungen reduzieren Lücken.
- Interne Effizienz: Weniger Rückfragen, klarere Zuständigkeiten, transparente Prozesse.
- IT-Kompatibilität: Integration in bestehende Systemlandschaften per API.
- Zukunftssicherheit: Grundlage für die digitale Transformation von klinischen Prozessen.
- Zentralisierung: Eine Plattform – viele Anwendungsfälle, ein einheitlicher Standard.
Arztpraxen – Zeitersparnis am Empfang und im laufenden Betrieb #
Situation: In der Anmeldung von Arztpraxen entstehen täglich wiederkehrende Aufgaben: Anamnesebögen, Datenschutzhinweise, Impfeinwilligungen. Diese müssen ausgedruckt, verteilt, gescannt und abgelegt werden – bei hohem Patientenaufkommen eine große Herausforderung.
Schmerz:
- Überlastete Mitarbeiter:innen in der Anmeldung.
- Unvollständig oder unleserlich ausgefüllte Formulare.
- Kein standardisierter, nachvollziehbarer Dokumentationsprozess.
Lösung mit Attrian:
- Digitale Vorlagen für alle Praxisformulare.
- Patienten können Dokumente vorab am Smartphone oder Tablet signieren.
- „Quick Sign“ ermöglicht einfache Eigen-Signaturen durch das Praxispersonal.
- Strukturierte Dateiablage mit Etiketten und Rechteverwaltung.
- Rechtssichere elektronische Signaturen (FES/QES) mit Identitätsprüfung.
Attrian digitalisiert und automatisiert die administrativen Prozesse rund um die Patientenaufnahme und interne Praxisabläufe. Patient:innen können benötigte Formulare bereits vor dem Termin bequem von zu Hause aus digital ausfüllen und unterschreiben – oder direkt in der Praxis auf einem bereitgestellten Tablet. Dank intuitiver Benutzeroberflächen, Pflichtfeldern und mehrsprachiger Darstellung wird sichergestellt, dass alle Informationen vollständig und korrekt erfasst werden.
Darüber hinaus profitieren auch die Mitarbeitenden: Mit der Funktion „Quick Sign“ lassen sich interne Dokumente wie Dienstanweisungen, Übergabeprotokolle oder Laborfreigaben schnell und rechtssicher digital unterzeichnen. Eine strukturierte Dateiablage mit automatischer Versionierung, intelligenten Etiketten und rollenbasiertem Zugriffsmanagement garantiert eine schnelle Auffindbarkeit aller relevanten Unterlagen.
Attrian erfüllt sämtliche Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Die Plattform unterstützt sowohl fortgeschrittene als auch qualifizierte elektronische Signaturen (FES/QES), die je nach Anwendungsfall flexibel eingesetzt werden können – etwa für medizinische Einwilligungen, Behandlungsverträge oder Praxisvereinbarungen. Die rechtssichere Identifikation erfolgt über etablierte Verfahren wie SMS-TAN, eID oder VideoIdent, sodass der gesamte Prozess schnell, sicher und für alle Beteiligten nachvollziehbar ist.
Auch Einverständniserklärungen für minderjährige Patient:innen lassen sich zuverlässig digital einholen – mit der Möglichkeit zur Mitzeichnung durch beide Erziehungsberechtigten, wenn erforderlich. Zusätzlich bietet Attrian ein lückenloses Audit-Trail-System: Alle Signaturprozesse werden revisionssicher protokolliert, inklusive Zeitstempeln, Versionierung und Identifikationsnachweisen. Das erhöht nicht nur die rechtliche Sicherheit, sondern vereinfacht auch interne Prüfprozesse sowie die Vorbereitung auf Audits oder Zertifizierungen.
Ein weiterer Vorteil: Dank der vollständig digitalen Signaturprozesse entfällt die Notwendigkeit für physische Unterschriftenmappen, was nicht nur Papier spart, sondern auch den Arbeitsalltag spürbar erleichtert. So wird die Signatur nicht zur Hürde, sondern zur integrierten und effizienten Station im digitalen Praxisablauf.
Was Attrian konkret leistet:
- Digitale Formulare & Signaturen – mobil und vor Ort Patient:innen können Formulare auf dem eigenen Smartphone, Tablet oder an Praxis-Devices ausfüllen. Die Plattform führt Nutzer:innen intuitiv durch alle Felder. Pflichtfelder, Mehrsprachigkeit und barrierefreie Darstellung sorgen für maximale Nutzerfreundlichkeit.
- Rechtssicherheit durch eIDAS-konforme Signaturen Attrian erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Insbesondere bei medizinischen Einwilligungen oder Verträgen kommt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zum Einsatz – rechtlich gleichgestellt mit der handschriftlichen Unterschrift.
- Schnelle Eigen-Signaturen mit Quick Sign Interne Dokumente, z. B. Dienstanweisungen oder Übergabeprotokolle, lassen sich direkt durch das Personal signieren. Die Funktion „Quick Sign“ reduziert den Aufwand für alltägliche Signaturen auf wenige Klicks.
- Strukturierte Dateiablage mit Rollen- und Rechteverwaltung Dokumente werden automatisch korrekt abgelegt – nach Patient:in, Vorgangsart oder Behandlungsdatum. Zugriffe lassen sich granular steuern: Wer darf sehen, bearbeiten oder löschen? So entsteht maximale Transparenz und Sicherheit.
- Vorbereitung der Patientenaufnahme im Vorfeld Attrian ermöglicht den Versand von Anamnesebögen, Einwilligungen oder Informationsblättern bereits vor dem Termin. Patient:innen können alles bequem von zu Hause aus erledigen – das verkürzt die Wartezeiten vor Ort erheblich.
- Mehrsprachigkeit & Barrierefreiheit Gerade in Praxen mit internationalem Patientenstamm ist es wichtig, dass Formulare verständlich sind. Attrian bietet Dokumente in mehreren Sprachen und in barrierefreier Darstellung an – auch für Menschen mit Seh- oder Lesebeeinträchtigungen.
Die Vorteile für Arztpraxen auf einen Blick:
- Entlastung der Anmeldung und kürzere Wartezeiten.
- Weniger fehlerhafte oder fehlende Dokumente.
- Rechtskonforme Einwilligungen und Aufklärungen.
- Effizientere Abläufe durch Quick Sign und Vorab-Dokumentation.
- Übersichtliche Archivierung und zentrale Verwaltung.
- Höhere Patientenzufriedenheit durch moderne, digitale Services.
Psychologische Praxen – Sicherheit und Vertrauen bei sensiblen Daten #
Situation: In psychologischen Praxen sind rechtlich einwandfreie Dokumentationen und höchste Vertraulichkeit essenziell. Schweigepflichtentbindungen, Therapievereinbarungen oder Abrechnungsfreigaben müssen schnell und sicher bearbeitet werden.
Schmerz:
- Mangelnde Kontrolle über Dokumentenrückläufe.
- Keine einheitliche Dokumentation der Zustimmung.
- Schwierige Abstimmungen mit Dritten (Betreuer:innen, Kassen, Angehörige).
Lösung mit Attrian:
- Versand verschlüsselter Signaturanfragen mit optionaler Identitätsprüfung (VideoIdent, eID).
- Übersichtliches Dashboard zur Überwachung des Rücklaufs und der Fristen.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle für externe Therapeut:innen und Kooperationspartner.
- Nutzung von Kommunikationsmodulen wie TI-Messenger oder Video-Sprechstunde.
- Rechtskonforme Verwaltung gemäß eIDAS und DSGVO.
Attrian unterstützt psychologische Praxen dabei, ihre sensiblen Dokumentations- und Kommunikationsprozesse vollständig digital, sicher und rechtskonform abzubilden. Über die Plattform können Schweigepflichtentbindungen, Therapievereinbarungen oder Kostenzusagen digital erstellt, versendet und unterzeichnet werden – inklusive optionaler Identitätsprüfung (z. B. via VideoIdent oder eID).
Der Versand erfolgt verschlüsselt, und ein übersichtliches Dashboard zeigt in Echtzeit den Rücklaufstatus an: Wer hat das Dokument erhalten? Wurde es bereits geöffnet, bearbeitet oder signiert? Auch Fristen und Erinnerungen können automatisch hinterlegt werden, sodass kein Vorgang unbeaufsichtigt bleibt.
Ein weiterer Vorteil: Externe Dritte wie gesetzliche Betreuer:innen, Kooperationspartner oder externe Therapeut:innen lassen sich gezielt einbinden – mit individuell konfigurierbaren Zugriffsrechten. So kann beispielsweise geregelt werden, wer nur lesen, wer mitzeichnen oder wer Dokumente initiieren darf. Diese rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) schafft klare Verantwortlichkeiten und schützt sensible Daten zuverlässig.
Attrian ist vollständig eIDAS- und DSGVO-konform. Die Plattform unterstützt sowohl fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) als auch qualifizierte elektronische Signaturen (QES), die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt sind. So können alle Arten von Einwilligungen und Vereinbarungen rechtssicher digital eingeholt werden – auch dann, wenn mehrere Parteien unterzeichnen müssen, etwa beide Elternteile oder gesetzliche Vertreter:innen. Über die Audit-Trail-Funktion wird jeder Schritt revisionssicher dokumentiert.
Darüber hinaus lassen sich auch Kommunikationsprozesse sicher über Attrian abbilden: Durch die Integration des TI-Messengers oder von Videosprechstundenmodulen können Abstimmungen mit Patient:innen oder Dritten datenschutzkonform erfolgen – ohne Medienbruch und direkt aus der Plattform heraus.
Was Attrian konkret leistet:
1. Digitale Signaturprozesse für sensible Vereinbarungen
Dokumente wie Therapievereinbarungen, Schweigepflichtentbindungen oder Abrechnungsfreigaben werden direkt in der Plattform erstellt, verschlüsselt versendet und rechtssicher signiert – inklusive optionaler Identifikation per eID oder VideoIdent.
2. Echtzeit-Überblick mit Fristen- und Rücklaufkontrolle
Ein zentrales Dashboard zeigt den Status aller offenen Signaturanfragen: Wer hat bereits unterschrieben, wo fehlen noch Freigaben? Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Fristen eingehalten werden und keine Vorgänge verloren gehen.
3. Rollenbasiertes Rechtemanagement für externe Partner
Kooperationspartner:innen, gesetzliche Betreuer:innen oder externe Therapeut:innen erhalten nur Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente – mit klar definierten Rollen und temporären Freigaben. So bleiben sensible Daten geschützt.
4. eIDAS- und DSGVO-konforme Signaturen
Attrian erfüllt alle Anforderungen an eine rechtssichere digitale Dokumentation. Auch komplexe Einwilligungsprozesse mit mehreren Beteiligten (z. B. Eltern, Betreuer:innen, Kassen) lassen sich rechtlich belastbar abbilden – mit vollständiger Protokollierung über Audit-Trails.
5. Sichere Kommunikation über TI-Messenger oder Video-Sprechstunde
Über die Plattform können datenschutzkonforme Abstimmungen erfolgen – z. B. mit Angehörigen, gesetzlichen Vertreter:innen oder Versicherungen. Die Anbindung des TI-Messengers oder von Videosprechstunden ermöglicht medienbruchfreie Kommunikation.
6. Standardisierte, digitale Archivierung
Alle unterzeichneten Dokumente werden automatisch archiviert, versioniert und mit intelligenten Etiketten versehen. So lassen sie sich jederzeit schnell auffinden – ohne Papierakten oder unnötige Suchzeiten.
Die Vorteile für psychologische Praxen auf einen Blick
- Rechtssicherheit: Alle Signaturen entsprechen eIDAS-Standards – inkl. QES.
- Vertrauensschutz: Sensible Daten bleiben durch Rollenmanagement und Verschlüsselung geschützt.
- Effizienzgewinn: Kein manueller Rücklauf, keine Papierformulare, keine Scans.
- Kontrolle & Transparenz: Zentrales Dashboard für Fristen, Status und Erinnerungen.
- Einfache Integration: Nahtlose Kommunikation mit Betreuer:innen, Kassen oder Angehörigen.
- Zeitersparnis: Standardisierte Prozesse, schnellere Abstimmungen, weniger Nachfragen.
- Revisionssicherheit: Lückenlose Dokumentation aller Schritte im Audit-Trail.
- Patient:innenzentrierung: Moderne, barrierearme Abläufe – auch für vulnerable Gruppen.
Pflegeeinrichtungen – Reibungslose Kommunikation mit Angehörigen und Behörden #
Situation: Pflegeeinrichtungen müssen mit verschiedenen Beteiligten kommunizieren: Bewohner:innen, Angehörigen, Ärzt:innen, Betreuern, Kostenträgern. Verträge, Medikamentenpläne oder Notfallbögen müssen unterschrieben, bereitgestellt und archiviert werden.
Schmerz:
- Hoher organisatorischer Aufwand durch wechselnde Ansprechpartner.
- Dokumente fehlen oder sind unvollständig archiviert.
- Papierprozesse verursachen Zeitverlust und erhöhen Fehlerquellen.
Lösung mit Attrian:
- Einladung zur digitalen Signatur per Link an Angehörige und Betreuer:innen – keine Registrierung notwendig.
- Automatische Erinnerung und Fristenkontrolle bei ausstehenden Unterschriften.
- Nutzung von Gruppenzuweisungen und Rollen zur Strukturierung nach Wohnbereichen.
- Rechtssichere Archivierung und nachvollziehbare Audit-Protokolle.
- Kommunikation via TI-Messenger direkt in der Plattform integriert.
Attrian bietet Pflegeeinrichtungen eine zentrale Plattform zur Digitalisierung aller dokumentations- und signaturpflichtigen Prozesse – von der Aufnahme über die Medikamentenvergabe bis hin zur Kommunikation mit externen Partner:innen. Durch den Versand sicherer, verschlüsselter Signaturanfragen können Angehörige oder rechtliche Vertreter:innen Formulare bequem online unterzeichnen – ganz ohne Registrierung oder zusätzlichen technischen Aufwand. Die Einladungen erfolgen per Link, z. B. per E-Mail oder SMS.
Ein übersichtliches Dashboard zeigt jederzeit den Status ausstehender Unterschriften, dokumentiert Fristen und versendet automatische Erinnerungen. So behalten Pflegeeinrichtungen den Überblick und vermeiden unnötige Verzögerungen. Gruppenzuweisungen und rollenbasierte Rechteverwaltung erlauben es, Dokumente genau nach Wohnbereichen, Zuständigkeiten oder Nutzergruppen zu strukturieren – von der Verwaltung bis zur Pflegeleitung.
Attrian erfüllt alle Anforderungen an Datenschutz und rechtliche Verbindlichkeit. Signaturen erfolgen eIDAS-konform (FES/QES), die Archivierung ist revisionssicher, und jede Aktivität wird in einem transparenten Audit-Log dokumentiert. Auch interne Abstimmungen – etwa zwischen Pflege und Verwaltung – können direkt auf der Plattform erfolgen, ebenso wie externe Kommunikation über den integrierten TI-Messenger.
Was Attrian konkret leistet:
1. Digitale Signaturanfragen ohne Hürden
Formulare oder Vereinbarungen können per Link an Angehörige, Betreuer:innen oder externe Partner versendet werden. Die Signatur erfolgt browserbasiert, ohne dass ein Account erstellt werden muss. Das senkt die Einstiegshürde und erhöht die Rücklaufquote.
2. Erinnerungen & Fristenkontrolle
Ausstehende Signaturen werden automatisch erkannt. Attrian versendet bei Bedarf Erinnerungen und zeigt im Dashboard alle überfälligen oder kritischen Fristen an. So bleibt der Dokumentationsprozess jederzeit im Fluss.
3. Strukturierung nach Wohnbereichen & Rollen
Dokumente können automatisch nach Wohnbereichen oder Organisationseinheiten gruppiert und verteilt werden. Die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten.
4. Revisionssichere Archivierung & Transparenz
Jede Aktion – vom Versand bis zur Signatur – wird im Audit-Log nachvollziehbar dokumentiert. Die digitale Archivierung entspricht allen rechtlichen Anforderungen und erleichtert interne sowie externe Prüfungen.
5. Integration des TI-Messengers & interne Kommunikation
Mit dem TI-Messenger kann die Kommunikation mit Ärzten, Angehörigen oder Behörden datenschutzkonform direkt aus der Plattform heraus erfolgen. Auch interne Chatfunktionen und Kommentarfelder erleichtern Abstimmungen im Team.
6. Mehrsprachigkeit & barrierefreie Nutzung
Attrian unterstützt mehrsprachige Formulare und eine barrierefreie Benutzeroberfläche – ideal für Einrichtungen mit heterogenem Klientel und Mitarbeitenden unterschiedlicher Herkunft.
Die Vorteile für Pflegeeinrichtungen auf einen Blick
- Effizientere Prozesse: Automatisierter Dokumentenversand, Signatur und Archivierung.
- Rechtssicherheit: eIDAS- und DSGVO-konforme Abläufe inklusive transparenter Nachvollziehbarkeit.
- Zeitersparnis: Schnellere Abstimmungen durch digitale Signaturen und automatische Erinnerungen.
- Mehr Transparenz: Übersicht über Fristen, Rückläufe und Zugriffsrechte.
- Zentrale Plattform: Alle Dokumente, Signaturen und Nachrichten an einem Ort.
- Zukunftssicher: Grundlage für weitere digitale Anwendungen im Pflegebereich.
- Bessere Kommunikation: Mit Angehörigen, Behörden und im internen Team.
Anwaltskanzleien – Rechtssichere Mandantenkommunikation #
Situation: Bei der Mandatsannahme müssen Vollmachten, NDAs, Vergütungsvereinbarungen und Schriftsätze unterschrieben werden – oft kurzfristig. Gleichzeitig erwarten Mandant:innen digitale Lösungen.
Schmerz:
- Zeitverlust durch Versand und Rücklauf per Post oder PDF.
- Fehlerhafte oder ungültige Unterschriften (z. B. ohne Datum oder Initialen).
- Keine strukturierte Archivierung der Mandantenakte.
Lösung mit Attrian:
- Erstellung von rechtssicheren Dokumenten mit QES-Anforderung und Identitätsprüfung.
- Nutzung des eSeals (elektronisches Siegel) für Kanzleidokumente.
- Statusverfolgung aller Anfragen im Dashboard.
- Gesicherte Speicherung mit GoBD-Archivierung.
- Automatisierte Vorlagen für Mandatsverträge.
Attrian bietet Anwaltskanzleien eine zentrale, digitale Plattform zur rechtskonformen Abwicklung aller signaturpflichtigen Mandatsprozesse – von der Mandatsannahme über das Aktenmanagement bis hin zur Kommunikation mit Mandant:innen oder Behörden.
Dokumente können mit wenigen Klicks vorbereitet und digital zur Unterschrift versendet werden – mit Festlegung des gewünschten Signaturniveaus (FES/QES) und optionaler Identitätsprüfung per VideoIdent oder eID. Die Nutzung des elektronischen Siegels (eSeal) erlaubt es Kanzleien, eigene Schriftsätze rechtssicher zu kennzeichnen. Alle Aktivitäten werden nachvollziehbar im Audit-Log dokumentiert.
Attrian bietet ein zentrales Dashboard zur Statusverfolgung, automatische Erinnerungen bei fehlenden Rückläufen und eine GoBD-konforme Archivierung. Wiederkehrende Vorgänge – etwa Standard-Mandatsverträge – lassen sich mithilfe von Vorlagen automatisieren und skalieren. So sparen Kanzleien Zeit, vermeiden Fehler und erhöhen die Zufriedenheit ihrer Mandant:innen.
Was Attrian konkret leistet:
1. Rechtssichere Signaturen mit Identitätsprüfung
Mandant:innen können Dokumente per Link oder E-Mail empfangen und direkt im Browser unterzeichnen. Attrian unterstützt fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) inklusive Identitätsprüfung – je nach rechtlichem Bedarf.
2. Elektronisches Siegel für Kanzleidokumente
Kanzleien können das eSeal nutzen, um offizielle Schriftsätze oder Vollmachten digital zu versiegeln. So wird sichergestellt, dass Dokumente unverändert und eindeutig der Kanzlei zugeordnet sind.
3. Statusverfolgung & automatische Erinnerungen
Das Dashboard zeigt in Echtzeit den Bearbeitungsstand jeder Signaturanfrage. Fristen können definiert werden, Erinnerungen erfolgen automatisch. So behalten Kanzleien stets den Überblick über alle offenen Vorgänge.
4. Wiederverwendbare Vorlagen & Automatisierung
Mandatsverträge, NDAs oder Vergütungsvereinbarungen lassen sich als Vorlagen anlegen – inklusive Platzhaltern für individuelle Angaben. Das beschleunigt wiederkehrende Prozesse erheblich.
5. GoBD-konforme Archivierung & Audit-Protokoll
Alle unterzeichneten Dokumente werden sicher gespeichert und sind über den integrierten Datei-Manager auffindbar. Ein Audit-Log dokumentiert jede Aktion revisionssicher – ideal für interne Compliance oder bei Nachweispflichten.
6. Mandatskommunikation über gesicherte Plattform
Attrian ermöglicht sichere, datenschutzkonforme Kommunikation – auch mit externen Beteiligten. So lassen sich Rückfragen schnell klären, ohne auf unsichere Kanäle zurückzugreifen.
Die Vorteile für Anwaltskanzleien auf einen Blick
- Zeitgewinn: Schnellerer Versand, Rücklauf und Abschluss von Mandaten.
- Rechtssicherheit: Unterstützung aller Signaturlevel inkl. Identitätsprüfung und eSeal.
- Fehlerminimierung: Standardisierte Vorlagen und strukturierte Workflows.
- Effiziente Aktenführung: Digitale Archivierung nach GoBD und zentrale Verwaltung.
- Bessere Mandantenkommunikation: Einfache, digitale Prozesse statt Medienbrüche.
- Skalierbarkeit: Auch für größere Kanzleien mit hohem Dokumentenvolumen geeignet.
Steuerberatung & Wirtschaftsprüfung – Mandate digital abwickeln #
Situation: Für Jahresabschlüsse, Steuererklärungen oder Mandatierungen benötigen Steuerberater:innen viele rechtsverbindliche Unterschriften – oft unter Zeitdruck und verteilt über viele Mandant:innen.
Schmerz:
- Rücklaufprozesse sind schwer zu kontrollieren.
- Jedes Dokument muss manuell versendet, gespeichert und geprüft werden.
- Standarddokumente müssen für jeden Mandanten neu aufgesetzt werden.
Lösung mit Attrian:
- „Bulk Send“ zum gleichzeitigen Versand von Vollmachten oder SEPA-Lastschriftmandaten.
- Nutzung von Platzhaltern für Mandanteninformationen in Vorlagen.
- Automatisierte Erinnerung bei Fristversäumnis.
- QES und qualifiziertes eSiegel zur rechtssicheren Mandatsannahme.
- Zentraler Datei-Manager mit Filter- und Suchfunktion.
Attrian bietet Steuerberatungskanzleien und Wirtschaftsprüfungsunternehmen eine zentrale Plattform, um sämtliche Dokumentenprozesse digital, effizient und rechtssicher abzuwickeln – auch bei hohem Volumen und zeitkritischen Vorgängen.
Mit der „Bulk Send“-Funktion können Dokumente wie Vollmachten, SEPA-Mandate oder Honorarvereinbarungen gleichzeitig an mehrere Mandant:innen versendet werden – jeweils personalisiert mit Platzhaltern für individuelle Angaben. Der Versand erfolgt per Link oder E-Mail, eine Registrierung ist für Mandant:innen nicht erforderlich. Signaturen können auf dem gewünschten Niveau (FES oder QES) eingeholt werden – inklusive Identitätsprüfung, wenn nötig.
Attrian erinnert Mandant:innen automatisch bei Fristversäumnis, dokumentiert alle Aktivitäten im Audit-Log und speichert alle Unterlagen revisionssicher im zentralen Datei-Manager. Über Filterfunktionen lassen sich Mandate einfach durchsuchen, organisieren und archivieren – auch bei wachsendem Dokumentenvolumen.
Was Attrian konkret leistet:
1. Massenaussendungen mit „Bulk Send“
Mit nur wenigen Klicks lassen sich identische Dokumente an viele Empfänger:innen senden – ideal für Jahresanfangs-Vollmachten oder Honorarvereinbarungen.
2. Dynamische Vorlagen mit Platzhaltern
Standarddokumente müssen nicht mehr neu erstellt werden – Platzhalter für Namen, Mandatsnummern oder Beträge ermöglichen eine schnelle Personalisierung.
3. Automatisierte Erinnerungen und Fristenmanagement
Attrian sendet automatisch Erinnerungen bei ausstehenden Signaturen und unterstützt so die Einhaltung gesetzlicher oder interner Fristen.
4. Rechtssichere Signaturen & eSiegel
Attrian unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sowie den Einsatz qualifizierter Siegel (eSeal) für offizielle Dokumente.
5. Revisionssichere Archivierung & Datei-Manager
Alle signierten Dokumente werden DSGVO- und GoBD-konform gespeichert, sind über Filter durchsuchbar und nachvollziehbar protokolliert.
Die Vorteile für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung auf einen Blick
- Zeitersparnis: Weniger manuelle Arbeit durch Vorlagen, Massenversand und Automatisierung.
- Rechtssicherheit: QES, eSeal und lückenlose Audit-Protokolle.
- Skalierbarkeit: Auch bei vielen Mandant:innen und komplexen Dokumentenströmen einsetzbar.
- Fehlerminimierung: Standardisierte Prozesse und automatische Validierung.
- Transparenz & Kontrolle: Klare Übersicht über Fristen, Rückläufe und Status jeder Anfrage.
- Mandant:innenfreundlich: Keine Registrierung nötig, einfache Bedienung.
Bildungseinrichtungen – Digitale Einwilligungen & Kursanmeldungen #
Situation: Schulen, Hochschulen und Weiterbildungseinrichtungen sammeln regelmäßig Elternbriefe, Einwilligungen, Kursanmeldungen oder Prüfungszulassungen ein – oft noch in Papierform.
Schmerz:
- Hohe Fehleranfälligkeit beim Einsammeln.
- Keine zentrale Übersicht über Rückläufe.
- Unnötiger Zeitaufwand bei der Nachverfolgung.
Lösung mit Attrian:
- „Bulk Send“ zur Massenverteilung von Formularen an Eltern oder Studierende.
- Rechtssichere Signatur auch ohne Benutzerkonto.
- Nutzung des Datei-Managers zur automatischen Sortierung nach Klassen oder Kursen.
- Wiederverwendbare Vorlagen für Schulvereinbarungen oder Prüfungszulassungen.
Attrian ermöglicht Bildungseinrichtungen, alle unterschriftspflichtigen Prozesse digital, datenschutzkonform und strukturiert abzuwickeln – egal ob für Elternbriefe, Kursanmeldungen oder Prüfungszulassungen.
Über die „Bulk Send“-Funktion lassen sich Formulare gleichzeitig an ganze Klassen oder Studiengruppen versenden – personalisiert mit Platzhaltern für Namen, Klassenbezeichnung oder Matrikelnummer. Die Empfänger:innen benötigen kein Benutzerkonto, sondern können über einen sicheren Link im Browser unterschreiben. Je nach Anforderungen kann auch eine qualifizierte Signatur (QES) eingefordert werden.
Die Dokumente werden automatisch im Datei-Manager archiviert, wo sie nach Kurs, Klasse oder Formularart gefiltert und durchsucht werden können. Wiederkehrende Formulare wie Teilnahmebestätigungen oder Schulvereinbarungen lassen sich als Vorlagen speichern und jederzeit erneut nutzen. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Rückläufe vergessen oder übersehen werden.
Was Attrian konkret leistet:
1. Massenversand von Formularen mit „Bulk Send“
Formulare können an ganze Gruppen gleichzeitig versendet werden – z. B. an alle Eltern einer Klasse oder alle Studierenden eines Seminars.
2. Vorlagen mit Platzhaltern für Gruppenangaben
Individuelle Daten wie Name, Kurs oder Klasse werden automatisch eingefügt – das spart manuelle Anpassungen.
3. Signatur ohne Benutzerkonto
Empfänger:innen können sicher unterschreiben, ohne sich registrieren zu müssen – barrierefrei und intuitiv.
4. Automatisierte Nachverfolgung und Erinnerungen
Attrian erinnert automatisch bei fehlenden Rückläufen und dokumentiert den Status jeder Anfrage transparent.
5. Strukturierte Archivierung nach Kursen oder Klassen
Die Dokumente lassen sich automatisch im Datei-Manager sortieren, durchsuchen und jederzeit exportieren – ideal für Verwaltungsprozesse oder Prüfungsämter.
Die Vorteile für Bildungseinrichtungen auf einen Blick
- Digitale Effizienz: Weniger Papier, weniger Aufwand, schnellere Abläufe.
- Zentrale Übersicht: Alle Rückläufe und Status in einem Dashboard.
- Rechtssicherheit: DSGVO- und schulrechtlich konforme digitale Signaturen.
- Fehlerminimierung: Vorlagen, Platzhalter und automatische Prozesse.
- Skalierbarkeit: Für einzelne Schulklassen ebenso geeignet wie für ganze Universitäten.
- Einfach für alle Beteiligten: Kein Account nötig, intuitive Bedienung, sichere Kommunikation.
Startups & Unternehmen – Digitale Verträge und Onboarding #
Situation: Startups und dynamisch wachsende Unternehmen müssen flexibel agieren. Neue Mitarbeitende, Investor:innen oder Partner müssen unkompliziert Verträge unterschreiben – idealerweise digital und sofort.
Schmerz:
- Papierprozesse bremsen die Geschwindigkeit.
- Keine Übersicht, welche Dokumente bereits unterschrieben wurden.
- Wiederkehrende Verträge müssen aufwendig kopiert werden.
Lösung mit Attrian:
- Prozessbasierter Onboarding-Workflow mit vorgegebenen Schritten (Vertrag → IT-Policy → Datenschutz).
- Nutzung der eSignatur (FES/QES) mit SMS- oder E-Mail-Authentifizierung.
- Rollenvergabe über Lizenzmanagement.
- Rechtemanagement mit granularen Zugriffsmöglichkeiten für HR, Legal oder Management.
Attrian bietet eine digitale Plattform zur rechtskonformen Abwicklung aller Vertrags- und Onboardingprozesse. Neue Mitarbeitende, Investor:innen oder externe Partner können Dokumente wie Arbeitsverträge, IT-Policies oder Datenschutzvereinbarungen digital unterzeichnen – auf Wunsch mit fortgeschrittener (FES) oder qualifizierter elektronischer Signatur (QES), abgesichert durch SMS- oder E-Mail-Authentifizierung.
Durch vordefinierte, mehrstufige Workflows (z. B. Vertrag → IT-Policy → Datenschutz → Einwilligung zur Datenverarbeitung) wird das Onboarding standardisiert, beschleunigt und nachvollziehbar dokumentiert. Wiederkehrende Dokumenttypen lassen sich als Vorlagen mit Platzhaltern speichern. Das integrierte Lizenzmanagement erlaubt die rollenbasierte Steuerung von Zugriffsrechten für HR, Legal oder Management. So sind Prozesse nicht nur sicher, sondern auch effizient skalierbar.
Was Attrian konkret leistet:
1. Digitales Vertragsmanagement mit eSignatur
Arbeitsverträge, Kooperationsvereinbarungen und Investorenverträge können per FES oder QES unterzeichnet werden – auf jedem Endgerät, ohne Medienbruch.
2. Standardisierte Onboarding-Prozesse
Durch vorab definierte Workflows werden neue Mitarbeitende Schritt für Schritt durch den Onboarding-Prozess geführt – mit automatischer Dokumentation.
3. Wiederverwendbare Vorlagen mit Platzhaltern
Verträge und Vereinbarungen lassen sich als Vorlagen mit variablen Feldern anlegen – ideal für wiederkehrende Dokumenttypen.
4. Rollen- und Rechtemanagement
HR, Legal und Management erhalten gezielte Zugriffsmöglichkeiten – mit klarer Rechtevergabe und Protokollierung aller Aktionen.
5. Echtzeit-Dashboard & Erinnerungsfunktion
Ein Dashboard zeigt den Status aller offenen und abgeschlossenen Vorgänge. Erinnerungen bei Fristüberschreitungen erfolgen automatisch.
6. GoBD-konforme Archivierung und Dokumentensuche
Unterzeichnete Dokumente werden sicher und durchsuchbar archiviert – revisionssicher, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar.
Die Vorteile für Startups & Unternehmen auf einen Blick
- Schneller Vertragsabschluss: Weniger Papier, mehr Tempo, ortsunabhängig.
- Strukturierte Prozesse: Einheitliches Onboarding mit klaren Schritten.
- Rechtssicherheit: Digitale Signaturen, Archivierung und Protokollierung.
- Effizienzgewinn: Automatisierte Abläufe und wiederverwendbare Vorlagen.
- Transparenz: Echtzeit-Übersicht über alle laufenden Prozesse.
- Skalierbarkeit: Geeignet für kleine Startups ebenso wie für wachsende Organisationen.
Öffentliche Verwaltung – Moderne, digitale Verwaltungsprozesse #
Situation: Kommunen, Behörden und Ämter stehen unter Druck, ihre Prozesse zu digitalisieren. Gleichzeitig müssen sie sicherstellen, dass Anträge und Dokumente rechtssicher und barrierefrei unterzeichnet werden können.
Schmerz:
- Lange Bearbeitungszeiten durch Postlaufzeiten.
- Medienbrüche erschweren Nachvollziehbarkeit.
- Bürger:innen erwarten digitale Services – die Verwaltung hinkt hinterher.
Lösung mit Attrian:
- Online-Signatur durch Bürger:innen, auch ohne Konto (per Link oder SMS).
- Nutzung von qualifizierten Signaturen und elektronischem Siegel (eSeal) für offizielle Dokumente.
- Integration mit Fachverfahren über API-Schnittstellen.
- Zentrale Rechteverwaltung über Organisationseinheiten und Rollen.
- DSGVO- und eIDAS-konforme Speicherung und Nachverfolgbarkeit aller Prozesse.
Attrian unterstützt öffentliche Einrichtungen dabei, ihre Prozesse rechtssicher, digital und barrierearm zu gestalten. Bürger:innen können Anträge, Formulare und Bescheide online unterzeichnen – auch ohne eigenes Benutzerkonto, einfach per Link oder SMS. Dabei werden sowohl fortgeschrittene als auch qualifizierte elektronische Signaturen unterstützt.
Offizielle Dokumente wie Bescheide oder Genehmigungen können von Verwaltungsmitarbeitenden mit einem qualifizierten elektronischen Siegel (eSeal) versehen werden – zur eindeutigen Kennzeichnung der Echtheit und Herkunft. Durch die Integration von Attrian über API-Schnittstellen in bestehende Fachverfahren lassen sich Signaturprozesse nahtlos in bestehende Verwaltungsabläufe einbetten.
Ein rollenbasiertes Rechtemanagement sorgt für klare Zuständigkeiten innerhalb der Organisationseinheiten, während alle Signaturvorgänge DSGVO- und eIDAS-konform gespeichert und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Was Attrian konkret leistet:
1. Online-Signatur für Bürger:innen ohne Konto
Bürger:innen können Dokumente über einen sicheren Link oder per SMS erhalten und direkt online unterzeichnen – einfach und ohne Medienbruch.
2. Qualifizierte Signaturen und eSeal für Behörden
Verwaltungen können qualifizierte elektronische Signaturen und Siegel nutzen, um amtliche Dokumente rechtssicher zu signieren und zu versiegeln.
3. Integration mit Fachverfahren
Über API-Schnittstellen lässt sich Attrian in bestehende Fachverfahren und Verwaltungssoftware integrieren – für durchgängig digitale Prozesse.
4. Zentrale Rechteverwaltung und Organisationsstruktur
Attrian ermöglicht die Verwaltung von Nutzer:innen, Rollen und Organisationseinheiten – inklusive detaillierter Rechtevergabe und Protokollierung.
5. DSGVO- und eIDAS-konforme Speicherung
Alle Signaturprozesse und archivierten Dokumente entsprechen den Vorgaben der DSGVO und der eIDAS-Verordnung – inklusive Audit-Log.
Die Vorteile für die öffentliche Verwaltung auf einen Blick
- Digitale Bürgernähe: Einfache, digitale Unterschrift für Anträge und Formulare.
- Rechtssicherheit: Qualifizierte Signaturen und Siegel nach eIDAS.
- Verwaltungsmodernisierung: Durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbruch.
- Effizienzgewinn: Kürzere Bearbeitungszeiten, weniger manueller Aufwand.
- Skalierbarkeit & Integration: Schnittstellen zu Fachverfahren, klare Rollenkonzepte.
- Datenschutz & Transparenz: DSGVO-konform mit nachvollziehbarem Audit-Trail.
