Situation: Pflegeeinrichtungen müssen mit verschiedenen Beteiligten kommunizieren: Bewohner:innen, Angehörigen, Ärzt:innen, Betreuern, Kostenträgern. Verträge, Medikamentenpläne oder Notfallbögen müssen unterschrieben, bereitgestellt und archiviert werden.
Schmerz:
- Hoher organisatorischer Aufwand durch wechselnde Ansprechpartner.
- Dokumente fehlen oder sind unvollständig archiviert.
- Papierprozesse verursachen Zeitverlust und erhöhen Fehlerquellen.
Lösung mit Attrian:
- Einladung zur digitalen Signatur per Link an Angehörige und Betreuer:innen – keine Registrierung notwendig.
- Automatische Erinnerung und Fristenkontrolle bei ausstehenden Unterschriften.
- Nutzung von Gruppenzuweisungen und Rollen zur Strukturierung nach Wohnbereichen.
- Rechtssichere Archivierung und nachvollziehbare Audit-Protokolle.
- Kommunikation via TI-Messenger direkt in der Plattform integriert.
Attrian bietet Pflegeeinrichtungen eine zentrale Plattform zur Digitalisierung aller dokumentations- und signaturpflichtigen Prozesse – von der Aufnahme über die Medikamentenvergabe bis hin zur Kommunikation mit externen Partner:innen. Durch den Versand sicherer, verschlüsselter Signaturanfragen können Angehörige oder rechtliche Vertreter:innen Formulare bequem online unterzeichnen – ganz ohne Registrierung oder zusätzlichen technischen Aufwand. Die Einladungen erfolgen per Link, z. B. per E-Mail oder SMS.
Ein übersichtliches Dashboard zeigt jederzeit den Status ausstehender Unterschriften, dokumentiert Fristen und versendet automatische Erinnerungen. So behalten Pflegeeinrichtungen den Überblick und vermeiden unnötige Verzögerungen. Gruppenzuweisungen und rollenbasierte Rechteverwaltung erlauben es, Dokumente genau nach Wohnbereichen, Zuständigkeiten oder Nutzergruppen zu strukturieren – von der Verwaltung bis zur Pflegeleitung.
Attrian erfüllt alle Anforderungen an Datenschutz und rechtliche Verbindlichkeit. Signaturen erfolgen eIDAS-konform (FES/QES), die Archivierung ist revisionssicher, und jede Aktivität wird in einem transparenten Audit-Log dokumentiert. Auch interne Abstimmungen – etwa zwischen Pflege und Verwaltung – können direkt auf der Plattform erfolgen, ebenso wie externe Kommunikation über den integrierten TI-Messenger.
Was Attrian konkret leistet:
1. Digitale Signaturanfragen ohne Hürden
Formulare oder Vereinbarungen können per Link an Angehörige, Betreuer:innen oder externe Partner versendet werden. Die Signatur erfolgt browserbasiert, ohne dass ein Account erstellt werden muss. Das senkt die Einstiegshürde und erhöht die Rücklaufquote.
2. Erinnerungen & Fristenkontrolle
Ausstehende Signaturen werden automatisch erkannt. Attrian versendet bei Bedarf Erinnerungen und zeigt im Dashboard alle überfälligen oder kritischen Fristen an. So bleibt der Dokumentationsprozess jederzeit im Fluss.
3. Strukturierung nach Wohnbereichen & Rollen
Dokumente können automatisch nach Wohnbereichen oder Organisationseinheiten gruppiert und verteilt werden. Die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten.
4. Revisionssichere Archivierung & Transparenz
Jede Aktion – vom Versand bis zur Signatur – wird im Audit-Log nachvollziehbar dokumentiert. Die digitale Archivierung entspricht allen rechtlichen Anforderungen und erleichtert interne sowie externe Prüfungen.
5. Integration des TI-Messengers & interne Kommunikation
Mit dem TI-Messenger kann die Kommunikation mit Ärzten, Angehörigen oder Behörden datenschutzkonform direkt aus der Plattform heraus erfolgen. Auch interne Chatfunktionen und Kommentarfelder erleichtern Abstimmungen im Team.
6. Mehrsprachigkeit & barrierefreie Nutzung
Attrian unterstützt mehrsprachige Formulare und eine barrierefreie Benutzeroberfläche – ideal für Einrichtungen mit heterogenem Klientel und Mitarbeitenden unterschiedlicher Herkunft.
Die Vorteile für Pflegeeinrichtungen auf einen Blick
- Effizientere Prozesse: Automatisierter Dokumentenversand, Signatur und Archivierung.
- Rechtssicherheit: eIDAS- und DSGVO-konforme Abläufe inklusive transparenter Nachvollziehbarkeit.
- Zeitersparnis: Schnellere Abstimmungen durch digitale Signaturen und automatische Erinnerungen.
- Mehr Transparenz: Übersicht über Fristen, Rückläufe und Zugriffsrechte.
- Zentrale Plattform: Alle Dokumente, Signaturen und Nachrichten an einem Ort.
- Zukunftssicher: Grundlage für weitere digitale Anwendungen im Pflegebereich.
- Bessere Kommunikation: Mit Angehörigen, Behörden und im internen Team.
