Warum unterschiedliche Identifikationsstufen? #
Die Sicherheit elektronischer Signaturen hängt maßgeblich davon ab, wie zuverlässig die Identität des Signierenden festgestellt wurde. Je höher die rechtliche Relevanz eines Dokuments, desto höher sind die Anforderungen an die Identifikation. Attrian bietet daher verschiedene Identifikationsstufen an, die den unterschiedlichen Sicherheits- und Rechtsanforderungen entsprechen. Von der einfachen E-Mail-Bestätigung bis zur qualifizierten Identifikation durch Video-Ident stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Die Wahl der richtigen Identifikationsstufe hängt davon ab, welche Art von Dokumenten Sie signieren möchten und welche rechtlichen Anforderungen dabei zu erfüllen sind.
Level 1: E-Mail-basierte Identifikation #
Die einfachste Form der Identifikation erfolgt über Ihre E-Mail-Adresse. Bei der Registrierung geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und erhalten einen Bestätigungslink. Durch Klick auf diesen Link bestätigen Sie, dass Sie Zugriff auf die angegebene E-Mail-Adresse haben. Diese Form der Identifikation ist ausreichend für einfache elektronische Signaturen und wird bei den meisten alltäglichen Dokumenten eingesetzt. Sie ist schnell, unkompliziert und ermöglicht Ihnen den sofortigen Einstieg in die Nutzung von Attrian.
Die E-Mail-basierte Identifikation bietet grundlegende Sicherheit, da nur Sie Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach haben sollten. Für Dokumente ohne besondere rechtliche Anforderungen wie interne Freigaben, Projektdokumente oder allgemeine Korrespondenz ist diese Identifikationsstufe vollkommen ausreichend. Sie ermöglicht einen niedrigschwelligen Einstieg und kann bei Bedarf später auf höhere Sicherheitsstufen erweitert werden. Die E-Mail-Identifikation ist kostenfrei und steht allen Attrian-Nutzern zur Verfügung.
Level 2: Zwei-Faktor-Authentifizierung #
Die zweite Identifikationsstufe kombiniert Ihre E-Mail-Identifikation mit einem zusätzlichen Sicherheitsfaktor. Nach Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung benötigen Sie neben Ihrem Passwort einen zweiten Nachweis Ihrer Identität. Dies kann ein SMS-Code sein, der an Ihre hinterlegte Mobilfunknummer gesendet wird, oder ein Code aus einer Authenticator-App wie Google Authenticator oder Microsoft Authenticator. Diese zusätzliche Sicherheitsebene stellt sicher, dass selbst bei Kompromittierung Ihres Passworts niemand ohne Zugriff auf Ihr Smartphone Ihren Account nutzen kann.
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist besonders wichtig, wenn Sie sensible Dokumente verarbeiten oder in Ihrer Organisation mehrere Personen mit Attrian arbeiten. Sie erhöht die Sicherheit erheblich und wird für fortgeschrittene elektronische Signaturen empfohlen. Die Einrichtung ist einfach und erfolgt in den Sicherheitseinstellungen Ihres Attrian-Accounts. Nach einmaliger Einrichtung müssen Sie bei jeder Anmeldung neben Ihrem Passwort auch den aktuellen Code eingeben. Viele Organisationen schreiben die Zwei-Faktor-Authentifizierung für ihre Mitarbeiter vor, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Level 3: Erweiterte Identifikation mit persönlichen Daten #
Für fortgeschrittene elektronische Signaturen ist eine erweiterte Identifikation erforderlich. Dabei hinterlegen Sie zusätzlich zu Ihrer E-Mail-Adresse weitere persönliche Daten wie Ihren vollständigen Namen, Ihre Anschrift und gegebenenfalls Ihr Geburtsdatum. Diese Daten werden in Ihrem Profil gespeichert und bei der Signaturerstellung mit dem Dokument verknüpft. Dadurch ist eindeutig nachvollziehbar, wer das Dokument signiert hat. Die erweiterte Identifikation bietet eine deutlich höhere Sicherheit als die einfache E-Mail-Identifikation und wird bei Verträgen, Vereinbarungen und anderen rechtlich relevanten Dokumenten eingesetzt.
Die Verifizierung Ihrer persönlichen Daten kann auf verschiedene Weise erfolgen. In vielen Fällen genügt die Selbstauskunft, bei höheren Sicherheitsanforderungen kann jedoch ein Nachweis über ein Ausweisdokument erforderlich sein. Sie laden dann ein Foto oder einen Scan Ihres Personalausweises oder Reisepasses hoch, das von Attrian oder einem Partner-Dienstleister geprüft wird. Dieser Prozess stellt sicher, dass die von Ihnen angegebenen Daten korrekt sind und tatsächlich zu Ihrer Person gehören. Die erweiterte Identifikation ist für die meisten geschäftlichen Anwendungen ausreichend und bietet ein gutes Verhältnis zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
Level 4: Qualifizierte Identifikation für QES #
Die höchste Identifikationsstufe ist die qualifizierte Identifikation, die für qualifizierte elektronische Signaturen erforderlich ist. Diese Identifikation muss nach strengen gesetzlichen Vorgaben erfolgen und wird von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern durchgeführt. Es stehen Ihnen zwei Hauptverfahren zur Verfügung: das Video-Ident-Verfahren und die persönliche Identifikation.
Beim Video-Ident-Verfahren führen Sie einen Video-Anruf mit einem geschulten Mitarbeiter des Vertrauensdiensteanbieters durch. Sie halten Ihren Personalausweis oder Reisepass in die Kamera, und der Mitarbeiter prüft die Echtheit des Dokuments sowie die Übereinstimmung mit Ihrer Person. Dabei werden verschiedene Sicherheitsmerkmale des Ausweisdokuments überprüft, und Sie müssen bestimmte Bewegungen ausführen, um sicherzustellen, dass eine echte Person vor der Kamera sitzt. Der gesamte Prozess dauert in der Regel zehn bis fünfzehn Minuten und kann bequem von zu Hause aus durchgeführt werden. Sie benötigen lediglich ein Smartphone oder einen Computer mit Kamera sowie Ihren gültigen Ausweis.
Die persönliche Identifikation erfolgt vor Ort bei einer autorisierten Stelle, beispielsweise in einer Postfiliale oder bei bestimmten Behörden. Sie legen dort Ihr Ausweisdokument vor, und ein Mitarbeiter prüft Ihre Identität. Diese Methode ist besonders sicher, erfordert jedoch, dass Sie persönlich erscheinen. Nach erfolgreicher Identifikation erhalten Sie ein qualifiziertes Zertifikat, mit dem Sie qualifizierte elektronische Signaturen erstellen können. Dieses Zertifikat ist zeitlich begrenzt gültig und muss nach Ablauf erneuert werden.
Auswahl der richtigen Identifikationsstufe #
Die Wahl der passenden Identifikationsstufe hängt von Ihren Anforderungen ab. Für alltägliche Dokumente ohne besondere rechtliche Bedeutung genügt die E-Mail-Identifikation. Wenn Sie sensible Informationen verarbeiten oder Ihre Organisation erhöhte Sicherheitsanforderungen hat, sollten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Für Verträge, Vereinbarungen und geschäftliche Dokumente empfehlen wir die erweiterte Identifikation mit persönlichen Daten. Die qualifizierte Identifikation ist nur dann erforderlich, wenn Sie Dokumente signieren möchten, bei denen gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist oder höchste rechtliche Sicherheit gewünscht wird.
Sie können Ihre Identifikationsstufe jederzeit erweitern. Beginnen Sie mit der E-Mail-Identifikation und fügen Sie bei Bedarf weitere Sicherheitsebenen hinzu. Die verschiedenen Stufen bauen aufeinander auf, sodass Sie nicht bei jeder Erweiterung den gesamten Prozess neu durchlaufen müssen. In den Sicherheitseinstellungen Ihres Attrian-Accounts sehen Sie, welche Identifikationsstufe aktuell aktiviert ist und welche weiteren Optionen Ihnen zur Verfügung stehen. Bei Fragen zur richtigen Identifikationsstufe für Ihren Anwendungsfall unterstützt Sie unser Support-Team gerne.
