FAQ

Stand 30.06.2025

Was ist eine Signaturanfrage? #

Eine Signaturanfrage ist ein digitaler Prozess, bei dem ein Dokument an eine oder mehrere Personen gesendet wird, um ihre rechtlich gültige Unterschrift einzuholen. Innerhalb von Attrian erfolgt dies vollständig digital und nachvollziehbar. Jede Anfrage kann individuell konfiguriert werden – inklusive Fristen, Reihenfolge und Identitätsprüfung.

Welche Signaturarten gibt es? #

• Einfache elektronische Signatur (EES): z. B. durch Anklicken eines Buttons oder Eingabe eines Codes.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): bindet den Unterzeichner eindeutig an das Dokument.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): höchste Stufe, rechtsverbindlich gemäß eIDAS-Verordnung – vergleichbar mit einer handschriftlichen Unterschrift.

Wie funktioniert das Rollensystem? #

Attrian arbeitet mit einem feingranularen Rollensystem, das auf Organisationsebene definiert wird. Jede Rolle bestimmt, was Nutzer:innen sehen und tun dürfen – zum Beispiel:

• Administratoren: volle Rechte, Nutzerverwaltung
• Editor: Dokumente erstellen und versenden
• Betrachter: Nur Lesezugriff Rollen lassen sich anpassen und erweitern – auch für externe Partner oder temporäre Projekte.

Erste Schritte für neue Nutzer:innen #

1. Persönliches Profil anlegen und Sprache wählen
2. Organisation beitreten oder anlegen
3. Dokument hochladen oder öffnen
4. Erste Signaturanfrage starten
5. Übersicht auf dem Dashboard nutzen

Erste Schritte für Administratoren #

1. Organisationseinrichtung abschließen
2. Domain validieren
3. Nutzer:innen einladen
4. Rollen verteilen
5. Add-ons aktivieren
6. Sicherheitseinstellungen prüfen

Häufige Fehler vermeiden #

• Datei nicht lesbar?: Achten Sie auf unterstützte Formate (PDF, PNG, JPG).
• Signatur nicht angekommen?: Prüfen Sie E-Mail-Adresse und Spam-Ordner.
• Keine Einladung möglich?: Ist die Domain zur Organisation hinzugefügt?
• Abgelaufene Anfragen?: Fristen verlängern oder Anfrage erneut senden.

eIDAS- und DSGVO-Konformität #

Attrian ist vollständig konform mit der EU-eIDAS-Verordnung (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) und erfüllt alle Anforderungen der DSGVO hinsichtlich Datenspeicherung, -verarbeitung und -schutz. Alle Daten werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in der EU gespeichert.

Hosting, Sicherheit und Datenverarbeitung #

• Hosting: ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland
• Verschlüsselung: Transport- und ruhende Daten sind durchgängig verschlüsselt
• Backups: Regelmäßige, redundante Datensicherung
• Zugriff: Feingranulare Zugriffskontrolle und Audit-Protokolle

Für Sales und Support #

• Sales: Zugriff auf aktuelle Produktübersicht, Demo-Materialien und Feature-Vergleich
• Support: Zugriff auf FAQ, Fehlerdokumentation, Templates für Kundensupport

Für Entwickler:innen #

• API-Dokumentation
• Webhooks & Events
• Sandbox-Zugänge
• Authentifizierungs- und Berechtigungsmechanismen
• Beispielimplementierungen für Integrationen

Wie lange sind Signaturanfragen gültig? #

Standardmäßig 14 Tage. Die Gültigkeit kann beim Erstellen individuell angepasst werden.

Wie kann ich ein Dokument nachträglich ändern? #

Nur im Entwurfsmodus. Sobald eine Signaturanfrage versendet wurde, ist das Dokument nicht mehr änderbar.

Wie kann ich sehen, wer bereits unterschrieben hat? #

Im Aktivitätsprotokoll jeder Anfrage sind alle Statusänderungen nachvollziehbar dokumentiert.

Welche Dateiformate unterstützt Attrian? #

PDF, JPG, PNG. Weitere Formate sind in Planung.

Sind Signaturen rechtsgültig? #

Ja. Je nach eingesetzter Signaturart (EES, FES, QES) erfüllen sie die Anforderungen gemäß eIDAS.

Kann ich Erinnerungen an Unterzeichner:innen senden? #

Ja. Über die Detailansicht einer Anfrage können gezielt Erinnerungen per E-Mail verschickt werden.

Was passiert bei Ablehnung einer Signaturanfrage? #

Der/die Absender:in wird benachrichtigt. Das Dokument bleibt im Status „Abgelehnt“ und kann bei Bedarf erneut versendet werden.

Wie kann ich ein Dokument stornieren? #

Über die Anfrageansicht: Option „Anfrage abbrechen“ wählen. Bereits abgegebene Signaturen bleiben erhalten, aber es erfolgen keine weiteren Schritte mehr.

Können mehrere Personen gleichzeitig unterschreiben? #

Ja, über parallele Signaturschritte. Alternativ können auch sequentielle Schritte definiert werden.

Ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) möglich? #

Ja. Nutzer:innen können in den Profileinstellungen 2FA aktivieren. Administratoren können 2FA auch für alle verpflichtend machen.

Welche Sprachen unterstützt die Plattform? #

Derzeit: Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Weitere Sprachen folgen sukzessive.

Was ist der Unterschied zwischen Organisation und Team? #

Eine Organisation ist die übergeordnete Einheit (z. B. ein Unternehmen). Teams sind optionale Untergruppen zur besseren Strukturierung innerhalb der Organisation.

Gibt es eine mobile App? #

Derzeit nein. Die Web-App ist jedoch für mobile Geräte optimiert.

Wie kann ich mich abmelden oder mein Konto löschen? #

In den Kontoeinstellungen unter „Profil verwalten“. Die Löschung erfordert eine manuelle Bestätigung.

Welche Identitätsprüfungen gibt es für die QES? #

Attrian arbeitet mit qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (QTSP). Die Identifikation erfolgt per VideoIdent oder eID.

Können externe Partner ohne Konto unterschreiben? #

Ja. Gastsignaturen sind per E-Mail-Link möglich, je nach Konfiguration der Anfrage.

Was passiert mit abgelaufenen Dokumenten? #

Sie bleiben im Archiv, werden aber als „Abgelaufen“ markiert. Sie können kopiert und erneut versendet werden.

Kann ich mehrere Signaturen in einem Dokument platzieren? #

Ja. Beim Hochladen des Dokuments lassen sich mehrere Signaturfelder hinzufügen – auch für dieselbe Person oder verschiedene Unterzeichner:innen.

Ist eine Signatur mit dem Smartphone möglich? #

Ja. Alle Signaturschritte sind über mobile Endgeräte möglich. Die Web-App passt sich automatisch dem Bildschirm an.

Wie kann ich einen wiederkehrenden Prozess automatisieren? #

Nutze Vorlagen mit Platzhaltern und definiere Workflows für häufige Vorgänge – z. B. Onboarding oder Kursanmeldungen. So sparst du Zeit und vermeidest Fehler.

Wie funktioniert die parallele Signaturverteilung? #

Alle Empfänger:innen erhalten die Anfrage gleichzeitig. Die Unterschriften können unabhängig voneinander erfolgen.

Was ist das elektronische Siegel (eSeal)? #

Ein qualifiziertes Siegel, mit dem Organisationen Dokumente rechtssicher „versiegeln“. Ideal für Behörden oder Kanzleien.

Gibt es ein Protokoll über alle Aktionen? #

Ja. Jede Aktion – Upload, Versand, Signatur, Erinnerung – wird automatisch im Audit-Log dokumentiert und revisionssicher archiviert.

Kann ich eine Signatur in ein bestehendes System einbinden? #

Ja. Über die API oder Integrationen (z. B. Webhooks) lassen sich Signaturprozesse in bestehende Softwarelandschaften integrieren.

Wie kann ich sehen, ob ein:e Unterzeichner:in das Dokument geöffnet hat? #

Im Aktivitätsprotokoll wird angezeigt, wann ein Dokument geöffnet, angesehen und unterschrieben wurde.

Wie kann ich sicherstellen, dass ein:e externe:r Partner:in das richtige Dokument unterschreibt? #

Du kannst eine 2FA per SMS oder E-Mail aktivieren oder zusätzliche Hinweise im Begleittext geben. Auch eine Vorschau ist möglich, bevor die Signatur erfolgt.

Kann ich den Unterzeichnungsprozess testen? #

Ja. Im Sandbox-Modus oder mit deiner eigenen E-Mail-Adresse kannst du Signaturanfragen zur Probe erstellen und durchspielen.

Wie erhalte ich Support? #

Über das integrierte Hilfemenü oder per E-Mail an support@attrian.com. Bei technischen Problemen bitte Logs und Screenshot mitschicken.