Erklärung der Plattformbereiche

Dashboard – Zentrale Übersicht über alle Aktivitäten

Das Dashboard ist die Startseite der Attrian-Plattform und bietet eine umfassende Übersicht über alle relevanten Vorgänge rund um eSignatur-Prozesse, Dokumentenmanagement und aktuelle Aktivitäten. Es ist so gestaltet, dass Nutzerinnen und Nutzer unmittelbar nach dem Login einen klaren Überblick über anstehende Aufgaben und den Status ihrer Arbeitsprozesse erhalten.

eSignature Überblick #

• Anfragen an Sie: Anzahl der Dokumente, die Ihnen zur Signatur vorliegen.
  
• Läuft bald ab: Signaturanfragen mit nahendem Fristende – ideal zur Priorisierung.
  
• Ihre Anfragen: Zahl der von Ihnen gestarteten Signaturprozesse.
  
• Entwürfe: Gespeicherte, aber noch nicht versendete Anfragen.
  

eSignature Anfragen (Detailansicht) #

Die tabellarische Übersicht zeigt alle offenen Anfragen mit folgenden Informationen:

• Titel der Anfrage: Individuell benennbar.
  
• Angefordert von: Absender der Signaturanfrage.
  
• Status: Ob eine Signatur noch aussteht, abgeschlossen, abgelehnt oder abgelaufen ist.
  

Dokumente nach Etappen (Statusdiagramm) #

Ein Kreisdiagramm visualisiert den Status aller laufenden Signaturprozesse. Die Kategorien umfassen:

• Ausstehend: Dokumente, auf deren Signatur gewartet wird.
  
• Unterschrieben: Erfolgreich abgeschlossene Signaturen.
  
• Abgelehnt: Signaturanfragen, die bewusst abgelehnt wurden.
  
• Abgelaufen: Dokumente, deren Frist überschritten wurde.
  
• Angesehen: Dokumente, die geöffnet, aber nicht signiert wurden.
  

Kalender #

Der Kalender zeigt eine Monatsübersicht mit farblich hervorgehobenen Tagen, an denen relevante Aktivitäten stattgefunden haben oder geplant sind. Dies ermöglicht eine strukturierte Tages- und Wochenplanung im Hinblick auf bevorstehende Fristen oder Dokumentenaktionen.

Neueste Dateien #

Im Bereich „Neueste Datei“ sehen Sie:

• Dateiname
  
• Mit wem geteilt (falls zutreffend)
  
• Dateityp
  
• Zuletzt bearbeitet am
  

Dieser Abschnitt erlaubt einen schnellen Zugriff auf kürzlich bearbeitete Dokumente, ohne den Umweg über die Dateiverwaltung gehen zu müssen.

Aktivitäten-Feed #

Im Aktivitätenbereich wird chronologisch gelistet, welche Aktionen kürzlich erfolgt sind. Dazu gehören:

• Neue Signaturanfragen
  
• Signaturannahmen oder -ablehnungen
  
• Systembenachrichtigungen
  
• Statusänderungen

Bereich: Register – Organizations – Contacts #

Im Bereich „Register > Organizations“ verwalten Sie alle Organisationseinheiten, die in Ihrem Attrian-Konto hinterlegt sind. Hier definieren Sie, mit welchen rechtlichen Einheiten (z. B. Krankenhäusern, Praxisgruppen, Unternehmen) Sie in der Plattform arbeiten, Signaturprozesse starten oder Zugriffsrechte verwalten möchten.

Funktionen im Überblick #

1. Organisationsübersicht
In der zentralen Tabelle sehen Sie alle bisher registrierten Organisationen mit folgenden Angaben:

• Verified: Status der Identitätsprüfung (z. B. via eID oder manuelle Verifizierung)
  
• Company Name: Offizieller Name der Organisation
  
• Representative: Hauptverantwortliche Person, die mit dem Konto verknüpft ist
  
• Website: Falls hinterlegt, offizielle Webadresse der Organisation
  
• Part of the Role: Rolle oder Zusammenhang im Gesamtsystem (z. B. Mandant, Partner, Dienstleister)
  

2. Suchfunktion
Mit dem Suchfeld oben können Sie Organisationen nach Namen oder Ansprechpartner:innen filtern – hilfreich bei vielen Einträgen oder bei der Rechtevergabe.

3. „Create“-Button
Über die Schaltfläche „Create“ können Sie eine neue Organisation hinzufügen. Dabei geben Sie Stammdaten ein und legen einen primären Ansprechpartner*in fest.

4. „Identify“-Button
Mit „Identify“ lassen sich Organisationen eindeutig identifizieren bzw. verifizieren. Dieser Schritt ist optional, wird aber für bestimmte sicherheitsrelevante Funktionen empfohlen.

5. Tabs: Contacts, Roles, Groups
Oben sehen Sie die Unterkategorien:

• Contacts: Überblick über Organisationen (Standardansicht)
  
• Roles: Verwaltung von Rollen und Rechten innerhalb oder zwischen Organisationen
  
• Groups: Gruppierung von Organisationen, z. B. für komplexe Konzerne oder Verbünde

Bereich: Register – Rollenverwaltung #

Im Bereich „Register > Roles“ verwalten Sie die Rollen und Rechte innerhalb von Organisationen. Rollen bestimmen, welche Funktionen und Zugriffsrechte bestimmten Nutzergruppen zugewiesen werden – etwa externen Beraterinnen und Beratern, Kunden, oder internen Mitarbeitenden.

Ziel der Rollenverwaltung #

Die Rollenverwaltung sorgt für:

• eine strukturierte Rechtevergabe,
  
• klare Verantwortlichkeiten,
  
• mehr Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bei allen Aktionen innerhalb einer Organisation.
  

Funktionen im Überblick #

1. Rollenübersicht (Organizations Roles List)
In dieser Übersicht sehen Sie alle bisher angelegten Rollen. Jede Rolle wird als eigene Karte dargestellt und enthält:

• Rollenname: z. B. „Extern – Beratung“ oder „Kunden“
  
• Anzahl der zugewiesenen Nutzer (z. B. „Users with this role: 0“)
  
• Zugriffsrechte, u. a.:
  
  • Manage Licenses – Darf diese Rolle Lizenzen verwalten?
    
  • QES Signature – Ist die qualifizierte elektronische Signatur erlaubt?
    
  • Import Contacts / Add Contacts – Hat die Rolle Berechtigung, neue Kontakte zu importieren oder anzulegen?

2. „Create New Role“
Mit einem Klick auf diese Schaltfläche erstellen Sie eine neue Rolle. Dabei definieren Sie Name, Zweck und einzelne Berechtigungen. Neue Rollen können flexibel angelegt und später angepasst oder gelöscht werden.

3. „View Role“ & „Management“
Diese Buttons ermöglichen die Detailansicht und Bearbeitung einer bestehenden Rolle. Sie können dort Rollenberechtigungen ändern, Nutzer zuweisen oder Rollen löschen.

Bereich: Register – Gruppenverwaltung #

Der Abschnitt „Register > Groups“ dient der strukturierten Verwaltung von Nutzergruppen innerhalb einer oder mehrerer Organisationen. Gruppen fassen mehrere Benutzer mit gemeinsamen Rechten und Aufgabenbereichen zusammen. Das erleichtert insbesondere in größeren Organisationen die Verwaltung und Zuweisung von Berechtigungen.

Zweck von Gruppen #

Gruppen sind ideal, wenn mehrere Nutzer:

• dieselben Aufgaben oder Rollen übernehmen,
  
• identische Rechte benötigen,
  
• zu einem bestimmten Bereich, Standort oder Projekt gehören.
  

Sie ermöglichen eine zentrale Steuerung von Berechtigungen ohne individuelle Zuweisung pro Nutzer.

Funktionen im Überblick #

1. Gruppenübersicht (Organizations Groups List)
Hier sehen Sie alle bestehenden Gruppen innerhalb Ihrer Organisation. Jede Gruppe ist als Karte dargestellt und enthält:

• Gruppenname (z. B. „IT Subunternehmen“ oder „Kundenbereich“)
  
• Anzahl der zugewiesenen Nutzer
  
• Rechteübersicht, z. B.:
  
  • Manage Licenses – Darf die Gruppe Lizenzen verwalten?
    
  • QES Signature – Ist die qualifizierte elektronische Signatur erlaubt?
    
  • Add new Contacts / Import Contacts – Erlaubt die Gruppe das Anlegen oder Importieren von Kontakten?
    

2. „Create Group“
Über diese Schaltfläche erstellen Sie eine neue Gruppe. Dabei legen Sie einen Namen, optionale Beschreibung und die zugehörigen Berechtigungen fest. Gruppen können später jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.

3. „View Group“ & „Management“
Über diese Schaltflächen öffnen Sie die Detailansicht einer Gruppe. Dort können Sie:

• Mitglieder hinzufügen oder entfernen
  
• Rechte ändern
  
• Gruppen löschen oder umbenennen

Bereich: eSignatur – Quick Sign #

Der Bereich „Quick Sign“ ermöglicht eine besonders schnelle und unkomplizierte digitale Signatur von Dokumenten – ohne Signaturanfrage, Beteiligte oder komplexe Workflows. Ideal für einfache und zeitkritische Anwendungsfälle.

Wann „Quick Sign“ verwenden? #

Nutze Quick Sign, wenn:

• du ein Dokument selbst digital unterschreiben willst,
  
• keine weiteren Unterschriften erforderlich sind,
  
• keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig ist.
  

Beispiel: Ein internes PDF, das nur von dir signiert werden muss (z. B. Freigaben, Bestätigungen, Checklisten).

Funktionen im Überblick #

1. Datei auswählen oder hochladen
Du kannst auf zwei Arten ein Dokument zur Signatur bereitstellen:

• Aus dem Dateimanager auswählen
  Über die Schaltfläche „Wählen Sie im Dateimanager eine Datei aus“ kannst du ein bereits hochgeladenes Dokument aus dem internen Dateisystem der Plattform auswählen.
  
• Neue Datei hochladen
  Ziehe ein Dokument direkt in das Upload-Feld oder wähle es über den Dateidialog aus deinem lokalen System aus (max. 50 MB).
  

2. Dokumentenvorschau
Nach Auswahl der Datei wird eine Vorschau angezeigt, sodass du das Dokument noch einmal prüfen kannst, bevor du es signierst.

Nächste Schritte nach Upload #

Nach erfolgreichem Upload wird das Dokument zur digitalen Signatur vorbereitet. Die nächsten Schritte (z. B. Signaturposition wählen, signieren, speichern) folgen unmittelbar und sind intuitiv aufgebaut.

Bereich: eSignatur – Anfrage erstellen #

Der Bereich „Anfrage erstellen“ ermöglicht das Einholen einer digitalen Signatur von anderen Personen. Du kannst ein oder mehrere Dokumente hochladen, Empfänger:innen festlegen und einen strukturierten Signaturprozess starten.

Wann „Anfrage erstellen“ verwenden?

Nutze „Anfrage erstellen“, wenn:

• du Unterschriften von einer oder mehreren externen oder internen Personen einholen möchtest,
  
• du bestimmte Unterschriftsreihenfolgen oder -fristen festlegen willst,
  
• du rechtsverbindliche Signaturen brauchst (z. B. fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur – FES/QES).

Funktionen im Überblick #

1. Datei auswählen oder hochladen
Wie bei „Quick Sign“ stehen dir zwei Optionen zur Verfügung:

• Datei aus Dateimanager wählen
  Wähle ein bereits hochgeladenes Dokument aus dem internen Dateimanager der Plattform.
  
• Neue Datei hochladen
  Lade ein neues Dokument hoch (per Drag & Drop oder Dateiauswahl, bis zu 50 MB).
  

2. Dokumentenvorschau
Nach Auswahl oder Upload kannst du eine Vorschau des Dokuments ansehen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.

Nächste Schritte nach dem Upload

Nach dem Dokument-Upload wirst du durch einen mehrstufigen Prozess geleitet:

1. Empfänger:innen hinzufügen
   Trage die E-Mail-Adressen der Personen ein, die das Dokument signieren sollen.
   
2. Reihenfolge und Rollen definieren
   Lege fest, ob die Signaturen parallel oder nacheinander erfolgen sollen. Optional kannst du Rollen wie „Unterzeichner:in“ oder „Genehmiger:in“ zuweisen.
   
3. Signaturfelder platzieren
   Setze die Felder für Unterschrift, Datum, Initialen etc. direkt im Dokument an die passende Stelle.
   
4. Zusätzliche Einstellungen (optional)
   Fristen, Erinnerungen, Authentifizierungslevel und persönliche Nachrichten können hinzugefügt werden.

Bereich: eSignatur – Anfragen an Sie #

Im Bereich „Anfragen an Sie“ findest du alle Signaturanfragen, bei denen du als Unterzeichner:in oder Mitwirkende:r vorgesehen bist. Du kannst hier den Status jeder Anfrage einsehen und direkt zur Signatur oder Ablehnung übergehen.

Wann „Anfragen an Sie“ nutzen? #

Öffne diesen Bereich, wenn:

• du eine E-Mail-Benachrichtigung über eine neue Signaturanfrage erhalten hast,
  
• du den Überblick über alle an dich gerichteten Anfragen behalten möchtest,
  
• du offene, abgelehnte oder abgelaufene Anfragen verwalten willst.
  

Funktionen im Überblick #

Titel der Anfrage	Name des Dokuments bzw. Vorgangs
Angefordert von	Absender:in der Anfrage
Anforderungsdatum	Datum, an dem die Anfrage erstellt wurde
Gültig bis	(optional) Ablaufdatum der Signaturanfrage
Status	Fortschritt der Unterschrift (z. B. 1/2 bedeutet: 1 von 2 Signaturen vorhanden)
Farbcodes	– 🟢 Unterzeichnet – 🔵 Ausstehend – 🟣 Abgelaufen – 🔴 Abgelehnt – ⚪️ Angesehen

Aktionen (Drei-Punkte-Menü) #

Über das Drei-Punkte-Menü ganz rechts kannst du je nach Status der Anfrage:

• das Dokument anzeigen,
  
• es signieren oder ablehnen,
  
• oder zusätzliche Informationen zur Anfrage einsehen.
  

Tipps

• Suche nutzen: Gib einen Teil des Titels, Absendernamens oder einer E-Mail-Adresse ein, um gezielt Anfragen zu finden.
  
• Statusverfolgung: Ideal zur Übersicht bei vielen parallelen Anfragen. Du erkennst auf einen Blick, was noch offen ist.
  
• Frist beachten: Ist eine Anfrage mit Ablaufdatum versehen, musst du sie rechtzeitig unterschreiben, sonst wird sie automatisch ungültig.
  

Bereich: eSignatur – Ihre Anfragen #

Im Bereich „Ihre Anfragen“ werden alle von dir gestarteten Signaturvorgänge angezeigt. Du erhältst eine strukturierte Übersicht über den Status deiner laufenden, geplanten oder abgeschlossenen Signaturanfragen – inklusive Rückmeldung, ob und wann Empfänger:innen signiert haben.

Wann „Ihre Anfragen“ verwenden? #

Dieser Bereich ist besonders hilfreich, wenn du:

• den Überblick über alle von dir versendeten Signaturanfragen behalten möchtest,
  
• den aktuellen Status (z. B. ausstehend, unterzeichnet) nachverfolgen willst,
  
• Erinnerungen versenden oder Anfragen anpassen möchtest.
  

Funktionen im Überblick #

Titel der Anfrage	Name des jeweiligen Vorgangs oder Dokuments
Angefordert von	Person, die die Signaturanfrage gestartet hat (z. B. du selbst oder im Team)
Anforderungsdatum	Datum, an dem die Anfrage erstellt wurde
Gültig bis	(optional) Ablaufdatum, bis zu dem die Signatur erfolgen muss
Status	Aktueller Stand der Unterschriften, z. B.:– Orange Kreis: in Bearbeitung– Blau: teilweise signiert– Grün: vollständig abgeschlossen
Aktionen	Über das Drei-Punkte-Menü kannst du:

                       – Details zur Anfrage einsehen  

                        – den Prozess stoppen oder löschen  

                        – bei Bedarf eine Erinnerung versenden

Zusätzliche Funktionen #

• Schnellsuche: Über das Suchfeld oben kannst du Anfragen anhand des Titels, Absendernamens oder E-Mail-Adresse filtern.
  
• Statusverfolgung: Besonders bei mehreren Beteiligten (z. B. „0/1“ oder „1/1“) ist ersichtlich, wie viele Personen bereits unterzeichnet haben.
  
• Fristenmanagement: Wenn ein Ablaufdatum gesetzt wurde, erkennst du rechtzeitig, welche Anfragen bald ablaufen.
  

Praxisbeispiele #

• Du möchtest prüfen, ob eine Vertragspartnerin oder ein Kunde bereits unterschrieben hat.
  
• Eine Anfrage wurde noch nicht geöffnet – du möchtest eine Erinnerung versenden.
  
• Du hast eine Anfrage mit Ablaufdatum gestartet und willst bei Fristende reagieren.
  

Tipp: Nutze diesen Bereich regelmäßig, um deine offenen Prozesse aktiv zu überwachen und bei Bedarf gezielt nachzusteuern.

Bulk Send: Signaturanfragen an mehrere Empfänger:innen gleichzeitig versenden #

Die Bulk-Send-Funktion ermöglicht es, ein oder mehrere Dokumente in einem Schritt an mehrere Personen zu senden – ideal für Szenarien mit hohem Kommunikationsaufkommen, z. B. im Onboarding, bei Vertragsänderungen oder Massenverträgen.

Funktionen #

• Massenversand von Dokumenten:
  Ein Dokument kann in einem Schritt an viele Empfänger:innen versendet werden – jede:r erhält eine personalisierte Version zur Unterschrift.
  
• Flexibles Signaturrouting:
  Du kannst festlegen, ob Empfänger:innen:
  
  • parallel,
    
  • in einer definierten Reihenfolge oder
    
  • in rollenbasierter Reihenfolge
    unterschreiben müssen.
    
• Statusverfolgung:
  Der aktuelle Status jedes Empfängers ist jederzeit sichtbar („gesendet“, „geöffnet“, „unterschrieben“ etc.).
  
• Individuelle Anpassung:
  Inhalte oder Anredezeilen können bei Bedarf personalisiert werden.

Bereich: eSignatur – Prozesse #

Im Bereich „Prozesse“ lassen sich wiederkehrende oder komplexere Signaturvorgänge als vordefinierte Vorlagen anlegen und verwalten. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und ermöglicht standardisierte Abläufe – insbesondere bei regelmäßig gleich ablaufenden Signaturprozessen.

Wann „Prozesse“ verwenden? #

Dieser Bereich ist besonders hilfreich, wenn:

• bestimmte Dokumente regelmäßig mit denselben Personen signiert werden müssen,
  
• du für dein Team standardisierte Workflows mit festen Rollen und Fristen aufbauen möchtest,
  
• du dynamische oder automatische Signaturprozesse benötigst (z. B. in Organisationen mit vielen Vorgängen).
  

Beispiele:

• wiederkehrende Auftragsbestätigungen
  
• Standardverträge mit identischem Ablauf
  
• routinierte Einverständniserklärungen oder Checklisten
  

Funktionen im Überblick

Titel der Prozesse	Name des vordefinierten Workflows
Erstellt von	Person, die den Prozess angelegt hat
Erstellt am	Datum der Erstellung

Über die Suchleiste kannst du bestehende Prozesse nach Namen filtern.

Rechte Seitenleiste (Prozess erstellen):

Hier definierst du die Bausteine eines neuen Prozesses:

• Titel der Anfrage
  Bezeichnung für den Prozess, wie er später in der Plattform erscheint.
  
• Anfragetyp & Signaturentyp
  Auswahl zwischen verschiedenen Signaturmethoden (z. B. einfache, fortgeschrittene, qualifizierte Signatur).
  
• Empfänger
  Festlegung, wer standardmäßig an der Signatur beteiligt ist. Rollen und Reihenfolge können ebenfalls definiert werden.
  
• Datei
  Du kannst ein Standarddokument erstellen oder aus einer Vorlage auswählen.
  
• Zeitplan & Wiederholungen
  Möglichkeit zur Terminierung des Prozesses:
  
  • Startzeit und Enddatum
    
  • Erinnerungszeitpunkte
    
  • Wiederholungslogik (z. B. monatlich, quartalsweise)
    
• Nachricht hinzufügen
  Freitextfeld für eine begleitende Nachricht, die mit jeder Anfrage versendet wird.
  

Vorteile der Prozessfunktion

• Zeitersparnis: Keine wiederholte manuelle Eingabe bei gleichartigen Vorgängen.
  
• Fehlerminimierung: Einheitliche Empfängerkonfiguration, Signaturtyp und Fristen.
  
• Automatisierung: Kombinierbar mit wiederkehrenden Terminen (z. B. jährliche Updates, standardisierte Unterschriften).

Bereich: eSignatur – Entwürfe #

Im Bereich „Entwürfe“ findest du alle Signaturanfragen, die bereits begonnen, aber noch nicht versendet wurden. Diese Funktion erlaubt es, komplexere Vorgänge vorzubereiten, zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigzustellen.

Wann „Entwürfe“ verwenden? #

Dieser Bereich ist besonders nützlich, wenn:

• du eine Signaturanfrage vorbereiten möchtest, aber noch nicht alle Informationen (z. B. Empfänger oder Dokumente) vorliegen,
  
• du regelmäßig ähnliche Anfragen versendest und mit Vorlagen arbeitest,
  
• du deine Anfrage zwischenspeichern möchtest, bevor du sie abschickst.
  

Funktionen im Überblick #

Titel der Vorlage	Bezeichnung des gespeicherten Entwurfs
Eigentümer	Wer den Entwurf erstellt hat (z. B. du selbst)
Angefordert von	(Optional) Ursprünglicher Initiator, falls der Entwurf aus einer Kopie entstand
Status	Kennzeichnung als „Entwurf“
Zuletzt bearbeitet	Datum der letzten Änderung

Du kannst die Tabelle filtern oder durchsuchen, um gezielt bestimmte Entwürfe zu finden.

Aktionen im Drei-Punkte-Menü

Über das Drei-Punkte-Menü auf der rechten Seite jeder Zeile kannst du:

• den Entwurf öffnen und bearbeiten,
  
• die Anfrage finalisieren und versenden,
  
• oder den Entwurf löschen, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Neue Entwürfe erstellen #

Über den „Erstellen“-Button oben rechts hast du die Möglichkeit, direkt einen neuen Entwurf zu starten – wahlweise für:

• Quick Sign – Wenn du selbst ein Dokument schnell unterschreiben willst,
  
• Anfrage erstellen – Wenn du eine Signatur von anderen einholen möchtest.
  

Die neue Anfrage wird automatisch im Entwurfsstatus gespeichert, sobald du sie beginnst, aber noch nicht versendest.

 Vorteile des Entwurfsbereichs

• Flexibilität: Beginne einen Vorgang auch dann, wenn noch nicht alle Informationen vollständig vorliegen.
  
• Zeitersparnis: Du musst nicht bei jedem neuen Vorgang von vorne beginnen.
  
• Teamorientiert: Besonders hilfreich für Organisationen, in denen mehrere Personen Anfragen vorbereiten, andere sie prüfen und abschicken.
  

Natürlich – hier ist der Wiki-Eintrag für den Bereich „Papierkorb“ der eSignatur-Funktion in der Attrian-Plattform. Auch wenn du keinen Screenshot mitgeschickt hast, orientiere ich mich an der gängigen Struktur dieses Bereichs:

Bereich: eSignatur – Papierkorb #

Der Bereich „Papierkorb“ enthält alle gelöschten Signaturanfragen, Entwürfe oder Prozesse, die zuvor über die eSignatur-Funktion erstellt wurden. Hier kannst du nachvollziehen, welche Inhalte entfernt wurden – und bei Bedarf wiederherstellen oder dauerhaft löschen.

Wann den Papierkorb verwenden? #

Der Papierkorb hilft dir dabei:

• versehentlich gelöschte Anfragen wiederzufinden,
  
• nicht mehr benötigte Vorgänge vollständig aus dem System zu entfernen,
  
• den Überblick über die Historie deiner Arbeit zu behalten.
  

Funktionen im Überblick #

Titel der Anfrage	Name der gelöschten Signaturanfrage oder Vorlage
Gelöscht von	Wer die Anfrage gelöscht hat
Gelöscht am	Datum, an dem die Löschung erfolgt ist
Typ	Art des Elements: Anfrage, Entwurf, Prozess usw.
Aktionen	Optionen zur Wiederherstellung oder endgültigen Löschung

Aktionen und Möglichkeiten #

• Wiederherstellen
  Reaktiviert das gelöschte Element, das anschließend wieder im ursprünglichen Bereich erscheint (z. B. unter „Ihre Anfragen“ oder „Entwürfe“).
  
• Endgültig löschen
  Entfernt das Element dauerhaft und unwiderruflich aus der Plattform.
  
• Filtern & Suchen
  Nutze das Suchfeld und Filterfunktionen, um gezielt nach bestimmten Vorgängen zu suchen.
  

Hinweise #

• Der Papierkorb ist benutzerbezogen: Du siehst nur Elemente, die du selbst gelöscht hast oder auf die du Zugriff hattest.
  
• Die Speicherdauer gelöschter Elemente kann organisationsabhängig geregelt sein (z. B. automatische Löschung nach 30 Tagen).
  

Bereich: Dateimanagement – Dateien #

Der Bereich „Dateien“, hier kannst du sämtliche Dateien organisieren, hochladen, strukturieren und gezielt mit anderen Nutzerinnen und Nutzern teilen.

Mit Funktionen wie Ordnerstruktur, Etiketten und Freigaben ist dieser Bereich besonders hilfreich für eine übersichtliche und revisionssichere Verwaltung medizinischer oder administrativer Dokumente.

Funktionen im Überblick #

Speicherauslastung	Anzeige des genutzten vs. verfügbaren Speichers (z. B. 14.30 MB von 128.00 MB).
Suchleiste	Ermöglicht die gezielte Suche nach Dateien oder Ordnernamen.
„Ordner erstellen“	Neue Ordner zur Strukturierung anlegen (z. B. nach Abteilung, Thema oder Fall).
„Daten hochladen“	Lokale Dateien in die Plattform hochladen (z. B. PDF, PNG, DOCX).

Dateiliste  #

In der zentralen Übersicht werden alle gespeicherten Elemente angezeigt – sowohl Ordner als auch Einzeldateien.

Name	Dateiname oder Ordnername. Ordner werden durch das Ordnersymbol dargestellt.
Beschreibung	Optionaler Freitext zur besseren Einordnung der Datei.
Geteilt mit	Zeigt, ob und mit wem die Datei geteilt wurde.
Etiketten	Farbige Tags zur Klassifikation (z. B. „Patienten Aufnahme“, „eSignature“, „Document“).
Zuletzt bearbeitet	Datum der letzten Änderung oder Upload-Aktion.
Aktionen	Drei-Punkte-Menü mit Optionen wie Herunterladen, Umbenennen, Freigeben oder Löschen.

Anwendungsbeispiele #

• Organisation sensibler Patientenunterlagen in einem Ordner wie „Patient 1“ oder „Aufnahmeformulare“.
  
• Nutzung von Etiketten zur Filterung nach Zweck oder Abteilung (z. B. „eSignature“, „Labor“, „Front end“).
  
• Gemeinsame Arbeit an Dateien über Freigabefunktion mit bestimmten Kolleginnen und Kollegen.
  

Vorteile

• Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente direkt in der Plattform.
  
• Schneller Zugriff auf häufig genutzte Unterlagen durch strukturierte Ordner.
  
• Versionssicherheit und Transparenz durch Bearbeitungsverlauf und eindeutige Eigentümeranzeige.
  
• Kontextbezogene Freigabe – nur gezielte Weitergabe von Dateien an bestimmte Nutzer oder Gruppen.
  

Bereich: Dateimanagement – Mit mir geteilt #

Der Bereich „Mit mir geteilt“ listet alle Dateien auf, die andere Nutzer oder Nutzerinnen über die Plattform aktiv mit dir geteilt haben. Hier findest du Dokumente, die für dich relevant sind – sei es zur Ansicht, Bearbeitung oder Signatur.

Wann diesen Bereich nutzen? #

• Wenn dir Kolleginnen oder Kollegen gezielt Dokumente zugewiesen haben.
  
• Wenn du im Rahmen eines Prozesses Zugriff auf Dateien benötigst, ohne sie selbst hochgeladen zu haben.
  
• Wenn du eine Datei unterschreiben sollst, die über einen geteilten Link oder Prozess an dich weitergegeben wurde.
  

Funktionen im Überblick #

Name	Name der geteilten Datei
Geteilt von	Absender der Freigabe
Geteilt am	Datum der Freigabe
Etiketten (Tags)	Falls vorhanden, zeigen sie den Zweck oder Kontext der Datei
Aktionen	Optionen je nach Berechtigung:
– Ansehen
– Herunterladen
– In eigenen Speicher kopieren
– Mit mir geteilt anzeigen
– Unterschreiben, falls du als Empfänger einer eSignaturanfrage definiert wurdest

Vorteile #

• Effiziente Zusammenarbeit: Dateien müssen nicht separat per E-Mail oder Cloud geteilt werden.
  
• Revisionssicherheit: Die Plattform dokumentiert, wann und von wem Dateien geteilt wurden.
  
• Direkter Zugriff auf Signaturanfragen: Du kannst Dokumente direkt aus der Übersicht heraus unterschreiben.
  

Bereich: Erweiterungen – Add-ons (Paketverwaltung) #

Im Bereich „Add-ons“ können Nutzer und Nutzerinnen unterschiedliche Leistungspakete der Attrian-Plattform buchen, erweitern oder upgraden. Hier findest du eine Übersicht aller verfügbaren Abonnementmodelle – vom kostenlosen Einstiegspaket bis zur voll ausgestatteten Enterprise-Lösung.

Die Add-ons lassen sich monatlich oder jährlich buchen – die Ansicht kann über die Tabs oben links umgeschaltet werden.

Verfügbare Pakete im Überblick #

1. Personal 

Ideal für Einzelnutzer und private Dokumentenverwaltung.

Enthaltene Funktionen:

• Mehrsprachigkeit
  
• Personen erstellen
  
• Rechnungsverlauf
  

2. Business

Für kleine Teams oder Abteilungen mit ersten kollaborativen Anforderungen.

Enthaltene Funktionen:

• Mehrsprachigkeit
  
• Kontaktzugriffssteuerung
  
• Organisation erstellen
  
• Identität verifizieren
  

3. Professional

Erweiterte Teamfunktionen für mittelgroße Organisationen.

Enthaltene Funktionen:

• Mehrsprachigkeit
  
• Kontaktzugriffssteuerung
  
• Organisation erstellen
  
• Identität verifizieren
  

4. Enterprise Account

Für große Unternehmen oder komplexe Organisationsstrukturen mit mehreren Teams, Mandanten oder Standorten.

Enthaltene Funktionen:

• Mehrsprachigkeit
  
• Kontaktzugriffssteuerung
  
• Organisation erstellen
  
• Identität verifizieren
  
• Weitere exklusive Funktionen (siehe „Mehr anzeigen“)
  

5. Custom Plan (individuell, nicht im Screenshot sichtbar)

Bei besonderen Anforderungen oder großen Nutzerzahlen kann Attrian auf Anfrage ein maßgeschneidertes Angebot erstellen. Bitte kontaktiere den Support für weitere Informationen.

Weitere Funktionen auf der Seite

• Menge festlegen: Du kannst die gewünschte Nutzeranzahl pro Paket festlegen.
  
• Jetzt kaufen: Leitet den Kaufprozess ein (z. B. über Unternehmenszugang oder Zahlungsdienstleister).
  
• Mehr anzeigen: Zeigt detaillierte Informationen zu den enthaltenen Leistungen des jeweiligen Pakets.

Hinweise #

• Ein Upgrade ist jederzeit möglich; ein Downgrade erfolgt zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode.
  
• Beim Wechsel zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung kann es zu Preisvorteilen kommen.
  
• Die Funktionen im Paket beeinflussen den Zugriff auf bestimmte Bereiche der Plattform (z. B. Register, Signaturen, Rollenverwaltung).
  

Bereich: Erweiterungen – Integration #

Im Bereich „Integration“ lassen sich externe Softwarelösungen und Dienste nahtlos mit der Attrian-Plattform verbinden. Die verfügbaren Integrationen erweitern den Funktionsumfang und ermöglichen es, Attrian in bestehende Systemlandschaften oder Arbeitsabläufe einzubetten – insbesondere im medizinischen Umfeld.

Funktionen im Überblick #

• Suchfeld: Ermöglicht das gezielte Finden von Add-ons und Integrationen nach Namen.
  
• Kategoriefilter: Über die Tabs oben kannst du gezielt nach Lösungen aus bestimmten Bereichen filtern:
  
  • Communication
    
  • Projekt- & Aufgabenmanagement
    
  • Sicherheit & Identitätsmanagement
    
  • Zusammenarbeit & Arbeitsbereich
    
• Thematische Ansicht: Unterscheidung in:
  
  • eHealth – Fokus auf digitale Gesundheitslösungen
    
  • Other – weitere Integrationen außerhalb des Gesundheitsbereichs
    

Aktuell verfügbare Integrationen (eHealth > Communication) #

1. TI-Messenger

• Kategorie: Communication
  
• Beschreibung:
  Eine sichere Messaging-Plattform zur DSGVO-konformen Kommunikation im medizinischen Umfeld.
  

Ideal für den Austausch zwischen medizinischen Fachkräften, Verwaltung und externen Partnern – z. B. bei Befundübermittlungen oder Rückfragen.

2. Arztkonsultation

• Kategorie: Communication
  
• Beschreibung:
  Sichere Telemedizin-Lösungen für eine moderne Gesundheitsversorgung.
  

Ermöglicht virtuelle Sprechstunden, digitale Patientenkommunikation und integrierte Fernbehandlungen – direkt aus der Attrian-Plattform heraus.

Vorteile des Integrationsbereichs #

• Modularität: Nutzer können individuell entscheiden, welche Dienste sie aktivieren möchten.
  
• Datensicherheit: Alle Integrationen sind geprüft und sicherheitszertifiziert.
  
• Effizienz: Durch Integration in bestehende Prozesse entfällt das manuelle Hin- und Herwechseln zwischen Systemen.

Anwendung in der Praxis #

• Eine Klinik kann über TI-Messenger intern kommunizieren und gleichzeitig mit Arztkonsultation externe Telemedizin-Dienste anbieten – alles direkt aus Attrian heraus.
  
• Zukünftig wird dieser Bereich kontinuierlich erweitert – mit neuen Tools aus Bereichen wie eRezept, Aufgabenmanagement oder Identitätsprüfung.

Nutzer:innen zur Organisation hinzufügen & Domainprüfung #

Wenn du neue Nutzer:innen zu deiner Organisation einlädst, prüft das System automatisch die E-Mail-Domain der eingeladenen Person.

Automatische Prüfung #

• Wenn die Domain (z. B. @klinikname.de) bereits zu deiner Organisation gehört, kann die Einladung direkt versendet werden.
  
• Wenn die Domain nicht erkannt wird, blockiert das System den Versand.
  

Manuelle Freigabe #

In diesem Fall musst du die neue Domain manuell zur Organisation hinzufügen. Erst danach ist das Einladen von Personen mit dieser Domain möglich.

Zweck der Prüfung #

• Sicherstellung der Zugehörigkeit zur Organisation: Nur Personen mit autorisierter Domain können automatisch eingeladen werden.
  
• Schutz sensibler Inhalte: Keine versehentliche Einladung externer Dritter.
  
• Gleichzeitig flexibel: Partnerunternehmen oder Tochtergesellschaften können gezielt über Domainfreigabe eingebunden werden.

Beispielhafte Anwendungsszenarien #

• Mitarbeitenden-Onboarding mit mehreren Unterschriftenanforderungen
  
• Serienversand von Einwilligungsformularen
  
• Vertragsupdates für mehrere externe Partner
  
• Zentrale Verwaltung von Nutzer:innen auf Organisationsebene mit Domainkontrolle