Situation: Schulen, Hochschulen und Weiterbildungseinrichtungen sammeln regelmäßig Elternbriefe, Einwilligungen, Kursanmeldungen oder Prüfungszulassungen ein – oft noch in Papierform.
Schmerz:
- Hohe Fehleranfälligkeit beim Einsammeln.
- Keine zentrale Übersicht über Rückläufe.
- Unnötiger Zeitaufwand bei der Nachverfolgung.
Lösung mit Attrian:
- „Bulk Send“ zur Massenverteilung von Formularen an Eltern oder Studierende.
- Rechtssichere Signatur auch ohne Benutzerkonto.
- Nutzung des Datei-Managers zur automatischen Sortierung nach Klassen oder Kursen.
- Wiederverwendbare Vorlagen für Schulvereinbarungen oder Prüfungszulassungen.
Attrian ermöglicht Bildungseinrichtungen, alle unterschriftspflichtigen Prozesse digital, datenschutzkonform und strukturiert abzuwickeln – egal ob für Elternbriefe, Kursanmeldungen oder Prüfungszulassungen.
Über die „Bulk Send“-Funktion lassen sich Formulare gleichzeitig an ganze Klassen oder Studiengruppen versenden – personalisiert mit Platzhaltern für Namen, Klassenbezeichnung oder Matrikelnummer. Die Empfänger:innen benötigen kein Benutzerkonto, sondern können über einen sicheren Link im Browser unterschreiben. Je nach Anforderungen kann auch eine qualifizierte Signatur (QES) eingefordert werden.
Die Dokumente werden automatisch im Datei-Manager archiviert, wo sie nach Kurs, Klasse oder Formularart gefiltert und durchsucht werden können. Wiederkehrende Formulare wie Teilnahmebestätigungen oder Schulvereinbarungen lassen sich als Vorlagen speichern und jederzeit erneut nutzen. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Rückläufe vergessen oder übersehen werden.
Was Attrian konkret leistet:
1. Massenversand von Formularen mit „Bulk Send“
Formulare können an ganze Gruppen gleichzeitig versendet werden – z. B. an alle Eltern einer Klasse oder alle Studierenden eines Seminars.
2. Vorlagen mit Platzhaltern für Gruppenangaben
Individuelle Daten wie Name, Kurs oder Klasse werden automatisch eingefügt – das spart manuelle Anpassungen.
3. Signatur ohne Benutzerkonto
Empfänger:innen können sicher unterschreiben, ohne sich registrieren zu müssen – barrierefrei und intuitiv.
4. Automatisierte Nachverfolgung und Erinnerungen
Attrian erinnert automatisch bei fehlenden Rückläufen und dokumentiert den Status jeder Anfrage transparent.
5. Strukturierte Archivierung nach Kursen oder Klassen
Die Dokumente lassen sich automatisch im Datei-Manager sortieren, durchsuchen und jederzeit exportieren – ideal für Verwaltungsprozesse oder Prüfungsämter.
Die Vorteile für Bildungseinrichtungen auf einen Blick
- Digitale Effizienz: Weniger Papier, weniger Aufwand, schnellere Abläufe.
- Zentrale Übersicht: Alle Rückläufe und Status in einem Dashboard.
- Rechtssicherheit: DSGVO- und schulrechtlich konforme digitale Signaturen.
- Fehlerminimierung: Vorlagen, Platzhalter und automatische Prozesse.
- Skalierbarkeit: Für einzelne Schulklassen ebenso geeignet wie für ganze Universitäten.
- Einfach für alle Beteiligten: Kein Account nötig, intuitive Bedienung, sichere Kommunikation.
