Arztpraxen – Zeitersparnis am Empfang und im laufenden Betrieb

Situation: In der Anmeldung von Arztpraxen entstehen täglich wiederkehrende Aufgaben: Anamnesebögen, Datenschutzhinweise, Impfeinwilligungen. Diese müssen ausgedruckt, verteilt, gescannt und abgelegt werden – bei hohem Patientenaufkommen eine große Herausforderung.

Schmerz:

• Überlastete Mitarbeiter:innen in der Anmeldung.
• Unvollständig oder unleserlich ausgefüllte Formulare.
• Kein standardisierter, nachvollziehbarer Dokumentationsprozess.

Lösung mit Attrian:

• Digitale Vorlagen für alle Praxisformulare.
• Patienten können Dokumente vorab am Smartphone oder Tablet signieren.
• „Quick Sign“ ermöglicht einfache Eigen-Signaturen durch das Praxispersonal.
• Strukturierte Dateiablage mit Etiketten und Rechteverwaltung.
• Rechtssichere elektronische Signaturen (FES/QES) mit Identitätsprüfung.

Attrian digitalisiert und automatisiert die administrativen Prozesse rund um die Patientenaufnahme und interne Praxisabläufe. Patient:innen können benötigte Formulare bereits vor dem Termin bequem von zu Hause aus digital ausfüllen und unterschreiben – oder direkt in der Praxis auf einem bereitgestellten Tablet. Dank intuitiver Benutzeroberflächen, Pflichtfeldern und mehrsprachiger Darstellung wird sichergestellt, dass alle Informationen vollständig und korrekt erfasst werden.

Darüber hinaus profitieren auch die Mitarbeitenden: Mit der Funktion „Quick Sign“ lassen sich interne Dokumente wie Dienstanweisungen, Übergabeprotokolle oder Laborfreigaben schnell und rechtssicher digital unterzeichnen. Eine strukturierte Dateiablage mit automatischer Versionierung, intelligenten Etiketten und rollenbasiertem Zugriffsmanagement garantiert eine schnelle Auffindbarkeit aller relevanten Unterlagen.

Attrian erfüllt sämtliche Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Die Plattform unterstützt sowohl fortgeschrittene als auch qualifizierte elektronische Signaturen (FES/QES), die je nach Anwendungsfall flexibel eingesetzt werden können – etwa für medizinische Einwilligungen, Behandlungsverträge oder Praxisvereinbarungen. Die rechtssichere Identifikation erfolgt über etablierte Verfahren wie SMS-TAN, eID oder VideoIdent, sodass der gesamte Prozess schnell, sicher und für alle Beteiligten nachvollziehbar ist.

Auch Einverständniserklärungen für minderjährige Patient:innen lassen sich zuverlässig digital einholen – mit der Möglichkeit zur Mitzeichnung durch beide Erziehungsberechtigten, wenn erforderlich. Zusätzlich bietet Attrian ein lückenloses Audit-Trail-System: Alle Signaturprozesse werden revisionssicher protokolliert, inklusive Zeitstempeln, Versionierung und Identifikationsnachweisen. Das erhöht nicht nur die rechtliche Sicherheit, sondern vereinfacht auch interne Prüfprozesse sowie die Vorbereitung auf Audits oder Zertifizierungen.

Ein weiterer Vorteil: Dank der vollständig digitalen Signaturprozesse entfällt die Notwendigkeit für physische Unterschriftenmappen, was nicht nur Papier spart, sondern auch den Arbeitsalltag spürbar erleichtert. So wird die Signatur nicht zur Hürde, sondern zur integrierten und effizienten Station im digitalen Praxisablauf.

Was Attrian konkret leistet:

1. Digitale Formulare & Signaturen – mobil und vor Ort Patient:innen können Formulare auf dem eigenen Smartphone, Tablet oder an Praxis-Devices ausfüllen. Die Plattform führt Nutzer:innen intuitiv durch alle Felder. Pflichtfelder, Mehrsprachigkeit und barrierefreie Darstellung sorgen für maximale Nutzerfreundlichkeit.
2. Rechtssicherheit durch eIDAS-konforme Signaturen Attrian erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Insbesondere bei medizinischen Einwilligungen oder Verträgen kommt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zum Einsatz – rechtlich gleichgestellt mit der handschriftlichen Unterschrift.
3. Schnelle Eigen-Signaturen mit Quick Sign Interne Dokumente, z. B. Dienstanweisungen oder Übergabeprotokolle, lassen sich direkt durch das Personal signieren. Die Funktion „Quick Sign“ reduziert den Aufwand für alltägliche Signaturen auf wenige Klicks.
4. Strukturierte Dateiablage mit Rollen- und Rechteverwaltung Dokumente werden automatisch korrekt abgelegt – nach Patient:in, Vorgangsart oder Behandlungsdatum. Zugriffe lassen sich granular steuern: Wer darf sehen, bearbeiten oder löschen? So entsteht maximale Transparenz und Sicherheit.
5. Vorbereitung der Patientenaufnahme im Vorfeld Attrian ermöglicht den Versand von Anamnesebögen, Einwilligungen oder Informationsblättern bereits vor dem Termin. Patient:innen können alles bequem von zu Hause aus erledigen – das verkürzt die Wartezeiten vor Ort erheblich.
6. Mehrsprachigkeit & Barrierefreiheit Gerade in Praxen mit internationalem Patientenstamm ist es wichtig, dass Formulare verständlich sind. Attrian bietet Dokumente in mehreren Sprachen und in barrierefreier Darstellung an – auch für Menschen mit Seh- oder Lesebeeinträchtigungen.

Die Vorteile für Arztpraxen auf einen Blick:

• Entlastung der Anmeldung und kürzere Wartezeiten.
• Weniger fehlerhafte oder fehlende Dokumente.
• Rechtskonforme Einwilligungen und Aufklärungen.
• Effizientere Abläufe durch Quick Sign und Vorab-Dokumentation.
• Übersichtliche Archivierung und zentrale Verwaltung.
• Höhere Patientenzufriedenheit durch moderne, digitale Services.