Situation: Bei der Mandatsannahme müssen Vollmachten, NDAs, Vergütungsvereinbarungen und Schriftsätze unterschrieben werden – oft kurzfristig. Gleichzeitig erwarten Mandant:innen digitale Lösungen.
Schmerz:
- Zeitverlust durch Versand und Rücklauf per Post oder PDF.
- Fehlerhafte oder ungültige Unterschriften (z. B. ohne Datum oder Initialen).
- Keine strukturierte Archivierung der Mandantenakte.
Lösung mit Attrian:
- Erstellung von rechtssicheren Dokumenten mit QES-Anforderung und Identitätsprüfung.
- Nutzung des eSeals (elektronisches Siegel) für Kanzleidokumente.
- Statusverfolgung aller Anfragen im Dashboard.
- Gesicherte Speicherung mit GoBD-Archivierung.
- Automatisierte Vorlagen für Mandatsverträge.
Attrian bietet Anwaltskanzleien eine zentrale, digitale Plattform zur rechtskonformen Abwicklung aller signaturpflichtigen Mandatsprozesse – von der Mandatsannahme über das Aktenmanagement bis hin zur Kommunikation mit Mandant:innen oder Behörden.
Dokumente können mit wenigen Klicks vorbereitet und digital zur Unterschrift versendet werden – mit Festlegung des gewünschten Signaturniveaus (FES/QES) und optionaler Identitätsprüfung per VideoIdent oder eID. Die Nutzung des elektronischen Siegels (eSeal) erlaubt es Kanzleien, eigene Schriftsätze rechtssicher zu kennzeichnen. Alle Aktivitäten werden nachvollziehbar im Audit-Log dokumentiert.
Attrian bietet ein zentrales Dashboard zur Statusverfolgung, automatische Erinnerungen bei fehlenden Rückläufen und eine GoBD-konforme Archivierung. Wiederkehrende Vorgänge – etwa Standard-Mandatsverträge – lassen sich mithilfe von Vorlagen automatisieren und skalieren. So sparen Kanzleien Zeit, vermeiden Fehler und erhöhen die Zufriedenheit ihrer Mandant:innen.
Was Attrian konkret leistet:
1. Rechtssichere Signaturen mit Identitätsprüfung
Mandant:innen können Dokumente per Link oder E-Mail empfangen und direkt im Browser unterzeichnen. Attrian unterstützt fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) inklusive Identitätsprüfung – je nach rechtlichem Bedarf.
2. Elektronisches Siegel für Kanzleidokumente
Kanzleien können das eSeal nutzen, um offizielle Schriftsätze oder Vollmachten digital zu versiegeln. So wird sichergestellt, dass Dokumente unverändert und eindeutig der Kanzlei zugeordnet sind.
3. Statusverfolgung & automatische Erinnerungen
Das Dashboard zeigt in Echtzeit den Bearbeitungsstand jeder Signaturanfrage. Fristen können definiert werden, Erinnerungen erfolgen automatisch. So behalten Kanzleien stets den Überblick über alle offenen Vorgänge.
4. Wiederverwendbare Vorlagen & Automatisierung
Mandatsverträge, NDAs oder Vergütungsvereinbarungen lassen sich als Vorlagen anlegen – inklusive Platzhaltern für individuelle Angaben. Das beschleunigt wiederkehrende Prozesse erheblich.
5. GoBD-konforme Archivierung & Audit-Protokoll
Alle unterzeichneten Dokumente werden sicher gespeichert und sind über den integrierten Datei-Manager auffindbar. Ein Audit-Log dokumentiert jede Aktion revisionssicher – ideal für interne Compliance oder bei Nachweispflichten.
6. Mandatskommunikation über gesicherte Plattform
Attrian ermöglicht sichere, datenschutzkonforme Kommunikation – auch mit externen Beteiligten. So lassen sich Rückfragen schnell klären, ohne auf unsichere Kanäle zurückzugreifen.
Die Vorteile für Anwaltskanzleien auf einen Blick
- Zeitgewinn: Schnellerer Versand, Rücklauf und Abschluss von Mandaten.
- Rechtssicherheit: Unterstützung aller Signaturlevel inkl. Identitätsprüfung und eSeal.
- Fehlerminimierung: Standardisierte Vorlagen und strukturierte Workflows.
- Effiziente Aktenführung: Digitale Archivierung nach GoBD und zentrale Verwaltung.
- Bessere Mandantenkommunikation: Einfache, digitale Prozesse statt Medienbrüche.
- Skalierbarkeit: Auch für größere Kanzleien mit hohem Dokumentenvolumen geeignet.
