Die Herausforderung #
Personalabteilungen verwalten eine Vielzahl von Dokumenten über den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus hinweg. Vom Arbeitsvertrag über Datenschutzerklärungen und Geheimhaltungsvereinbarungen bis hin zu Zeugnissen und Aufhebungsverträgen müssen zahlreiche Dokumente erstellt, unterzeichnet und sicher archiviert werden. Der traditionelle Papier-basierte Prozess verzögert Einstellungen, bindet Ressourcen und erschwert die Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen. Besonders bei Remote-Mitarbeitern oder internationalen Einstellungen wird der postalische Versand von Verträgen zum Engpass. Gleichzeitig müssen Personalabteilungen strenge Datenschutz- und Compliance-Vorgaben einhalten.
Wie Attrian hilft #
Mit Attrian digitalisieren Sie den gesamten Employee Lifecycle und schaffen effiziente, rechtssichere Prozesse. Neue Mitarbeiter können ihren Arbeitsvertrag digital unterzeichnen, noch bevor sie ihren ersten Arbeitstag antreten. Alle erforderlichen Dokumente wie Datenschutzerklärungen, Verschwiegenheitsverpflichtungen oder Compliance-Schulungsnachweise werden gebündelt digital bereitgestellt und unterzeichnet. Das Onboarding wird dadurch erheblich beschleunigt, und neue Mitarbeiter erleben von Anfang an einen modernen, digitalen Arbeitgeber.
Das File Sharing ermöglicht es, Mitarbeitern ihre Gehaltsnachweise, Arbeitszeugnisse und weitere persönliche Dokumente sicher zur Verfügung zu stellen. Mitarbeiter können jederzeit auf ihre Unterlagen zugreifen, ohne die Personalabteilung kontaktieren zu müssen. Bei Vertragsänderungen wie Gehaltsanpassungen, Teilzeitvereinbarungen oder Versetzungen erfolgt die Zustimmung digital. Auch der Offboarding-Prozess mit Aufhebungsverträgen, Arbeitszeugnissen und Rückgabebestätigungen wird vollständig digital abgewickelt.
Typische Anwendungsfälle #
Recruiter nutzen Attrian, um Arbeitsverträge unmittelbar nach der Zusage zu versenden und so talentierte Kandidaten schnell zu sichern. Personalabteilungen wickeln das komplette Onboarding digital ab, von der Vertragsunterzeichnung über Betriebsvereinbarungen bis zu Schulungsnachweisen. Bei Beförderungen oder Versetzungen werden Änderungsvereinbarungen schnell und unkompliziert digital unterzeichnet. Urlaubsanträge und Krankmeldungen können bei Bedarf digital erfasst und genehmigt werden. Exit-Gespräche und Offboarding-Dokumente werden strukturiert digital abgewickelt, sodass alle Parteien Klarheit über vereinbarte Konditionen haben.
Datenschutz und Compliance #
Der Umgang mit Personaldaten unterliegt höchsten Datenschutzanforderungen. Attrian ist vollständig DSGVO-konform und gewährleistet die sichere Verarbeitung und Speicherung aller personenbezogenen Daten. Zugriffsrechte können granular gesteuert werden, sodass nur berechtigte Personen Einsicht in sensible Mitarbeiterdokumente haben. Alle Vorgänge werden mit detaillierten Audit-Trails dokumentiert, was bei Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen die Nachvollziehbarkeit sicherstellt. Die verschiedenen Signaturlevel ermöglichen es, den rechtlichen Anforderungen je nach Dokumenttyp gerecht zu werden.
Effizienz und Mitarbeitererlebnis #
Die Digitalisierung von HR-Prozessen spart erheblich Zeit und Kosten. Neue Mitarbeiter können schneller eingestellt werden, da keine Wartezeiten für den Postversand entstehen. Die Personalabteilung wird von administrativen Routineaufgaben entlastet und kann sich auf strategische Themen konzentrieren. Mitarbeiter schätzen den modernen, digitalen Zugang zu ihren Unterlagen und die Möglichkeit, Dokumente jederzeit und von überall einsehen zu können. Die zentrale digitale Ablage reduziert den Aufwand für die Verwaltung von Personalakten erheblich und ermöglicht schnellen Zugriff bei Bedarf. Unternehmen positionieren sich als moderne Arbeitgeber, was im Wettbewerb um Talente ein wichtiger Vorteil ist.
