Situation: Für Jahresabschlüsse, Steuererklärungen oder Mandatierungen benötigen Steuerberater:innen viele rechtsverbindliche Unterschriften – oft unter Zeitdruck und verteilt über viele Mandant:innen.
Schmerz:
- Rücklaufprozesse sind schwer zu kontrollieren.
- Jedes Dokument muss manuell versendet, gespeichert und geprüft werden.
- Standarddokumente müssen für jeden Mandanten neu aufgesetzt werden.
Lösung mit Attrian:
- „Bulk Send“ zum gleichzeitigen Versand von Vollmachten oder SEPA-Lastschriftmandaten.
- Nutzung von Platzhaltern für Mandanteninformationen in Vorlagen.
- Automatisierte Erinnerung bei Fristversäumnis.
- QES und qualifiziertes eSiegel zur rechtssicheren Mandatsannahme.
- Zentraler Datei-Manager mit Filter- und Suchfunktion.
Attrian bietet Steuerberatungskanzleien und Wirtschaftsprüfungsunternehmen eine zentrale Plattform, um sämtliche Dokumentenprozesse digital, effizient und rechtssicher abzuwickeln – auch bei hohem Volumen und zeitkritischen Vorgängen.
Mit der „Bulk Send“-Funktion können Dokumente wie Vollmachten, SEPA-Mandate oder Honorarvereinbarungen gleichzeitig an mehrere Mandant:innen versendet werden – jeweils personalisiert mit Platzhaltern für individuelle Angaben. Der Versand erfolgt per Link oder E-Mail, eine Registrierung ist für Mandant:innen nicht erforderlich. Signaturen können auf dem gewünschten Niveau (FES oder QES) eingeholt werden – inklusive Identitätsprüfung, wenn nötig.
Attrian erinnert Mandant:innen automatisch bei Fristversäumnis, dokumentiert alle Aktivitäten im Audit-Log und speichert alle Unterlagen revisionssicher im zentralen Datei-Manager. Über Filterfunktionen lassen sich Mandate einfach durchsuchen, organisieren und archivieren – auch bei wachsendem Dokumentenvolumen.
Was Attrian konkret leistet:
1. Massenaussendungen mit „Bulk Send“
Mit nur wenigen Klicks lassen sich identische Dokumente an viele Empfänger:innen senden – ideal für Jahresanfangs-Vollmachten oder Honorarvereinbarungen.
2. Dynamische Vorlagen mit Platzhaltern
Standarddokumente müssen nicht mehr neu erstellt werden – Platzhalter für Namen, Mandatsnummern oder Beträge ermöglichen eine schnelle Personalisierung.
3. Automatisierte Erinnerungen und Fristenmanagement
Attrian sendet automatisch Erinnerungen bei ausstehenden Signaturen und unterstützt so die Einhaltung gesetzlicher oder interner Fristen.
4. Rechtssichere Signaturen & eSiegel
Attrian unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sowie den Einsatz qualifizierter Siegel (eSeal) für offizielle Dokumente.
5. Revisionssichere Archivierung & Datei-Manager
Alle signierten Dokumente werden DSGVO- und GoBD-konform gespeichert, sind über Filter durchsuchbar und nachvollziehbar protokolliert.
Die Vorteile für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung auf einen Blick
- Zeitersparnis: Weniger manuelle Arbeit durch Vorlagen, Massenversand und Automatisierung.
- Rechtssicherheit: QES, eSeal und lückenlose Audit-Protokolle.
- Skalierbarkeit: Auch bei vielen Mandant:innen und komplexen Dokumentenströmen einsetzbar.
- Fehlerminimierung: Standardisierte Prozesse und automatische Validierung.
- Transparenz & Kontrolle: Klare Übersicht über Fristen, Rückläufe und Status jeder Anfrage.
- Mandant:innenfreundlich: Keine Registrierung nötig, einfache Bedienung.
